子供が通っている小学校のPTA役員は、6年生になるまでには必ず何らかの役員を1回はするというのがルールになっています。
役員を1回すれば、そのあとはしなくていい・・・だから、1年生のときに広報委員をしたら6年生までPTA役員をしなくてもいいということです。
ただ、兄弟児がいるときは別で子供一人に対して1回するという感じです。
PTA役員を行なうことになったときに、PTA総会の準備や司会進行、委員長になると挨拶もしないといけないかも知れません。
そこで、PTA総会の案内状の準備・進行プログラム（式次第）・スピーチをする人の挨拶文をまとめています。
PTA総会の準備
案内状の作成
PTA総会開催前に配布して、指定した期日までに出席確認と委任状を回収します。
開催の2週間前までに配布して、1週間前までに出欠確認と委任状を回収するといった流れで予定を立てて動いていますが、もう少し期間があったほうがいいかなぁと個人的には思います。
PTA総会の案内状には、開催日時・場所・議事内容・注意事項を記載しておく必要があります。
どんなことを話し合うのかということを明確に書いておかないと、何について話し合いをするのかが分かりませんからね。
PTA総会当日、司会者から委任状提出者数を報告するので早めに回収して数を数えておく必要があります。
PTA総会の案内状についての作成方法・書き方・テンプレートについては下記の記事で紹介しまていますので参考にして下さい。
【参考記事】
「 PTA総会の案内状(出欠確認と委任状)の書き方とテンプレート 」
新年度の役員決め
PTA総会を行なうときまでには、新年度のPTA役員が選出されていて、各委員の中から委員長が決まっている状態が多いです。
PTA役員を決めるのは11月頃から選出が始まります。
PTA役員や保護者から、PTAに推薦したい人のアンケート用紙が配られて、推薦された人の中から選考委員と校長先生で適任だと思われる人にお願いをするといった感じが多いと思います。
3回は必ずお願いをするのが定番！で、1回目は委員、2回目は委員長、3回目は委員長と校長先生が訪問してお願いするといった方法で口説き落とす方法でした。
年が明けて2月頃には決めたいというスケジュールで動きますが、断られることが多いと3月頃まで活動することもあります。
PTA総会の進行プログラム（式次第）
PTA総会の式次第は、順番や内容が若干違うことがあるかも知れませんが、一例として紹介しますね。
司会者による開会の挨拶
PTA総会開始の時間になると、司会者より「開会宣言」が行われます。
この開会の挨拶からPTA総会が始まります。
このとき、委任状提出者数・当日の参加者数を報告して、決議事項に必要な議決権総数を満たしているかを報告するので、当日の参加者数に関しては受付担当と連携して人数把握する必要があります。
【参考記事】
「 PTA総会での司会者の開会挨拶の例文・文例 」
PTA会長挨拶
司会者より、PTA会長の挨拶が伝えられたら登壇してスピーチを行ないます。
【参考記事】
「 退任・任期満了による挨拶文 」
「 来期も継続のときの挨拶文 」
「 PTA会長が体調不良で副会長が代行挨拶するときの例文 」
学校長挨拶
校長先生からの挨拶があります。
議長選出
PTA会長または理事長が議長を務めることが多いです。
規約に規程があれば、それに従って議長を決めます。
議事
今年度事業報告
平成◯◯年度事業報告に関しての説明
今年度決算報告
平成◯◯年度決算報告に関しての説明
今年度会計監査報告
平成◯◯年度会計監査報告に関しての説明
次年度役員選出
平成◯◯年度の役員選出について
次年度役員紹介
各委員長から挨拶
【参考記事】
「 PTA会長の新任・就任挨拶の例文 」
次年度事業計画案審議
平成◯◯年度事業計画案に関しての審議
次年度予算案審議
平成◯◯年度予算案に関しての審議
その他
質疑応答や感謝状などを渡したりします。
閉会のことば
全ての報告事項・審議事項・質疑応答などが終わり、閉会の時間が来たらPTA総会の閉会の挨拶を司会者が行ないます。
【参考記事】
「 PTA総会での司会者の閉会挨拶の例文・文例 」
まとめ
PTA総会の式次第を紹介しました。
だいたいの予定を確認しておくことで自分の挨拶・スピーチの順番や何が行われるのかは分かってもらえると思います。
PTA総会で挨拶が必要な司会者・会長・各委員長の挨拶文を作成していますので、スピーチをしないといけないという人は、参考にして頂けると思います。
