退職することが決まったら退職願・退職届を書きますが、初めて書く場合はどのような用紙に書くのか、封筒はどんなものがいいのかなど、戸惑ってしまう事も多いですね。
退職願は最後に会社に提出する書類ですからマナーを守って失礼のないようにしましょう。
退職願の書き方と封筒の選び方や封筒に入れる時のたたみ方、入れ方について調べました。
退職願の書き方
退職願とは会社の指示ではなく自己都合で退職する時に退職を願い出るために提出する書類です。
退職届は会社によっては所定の届け出用紙がある場合もありますが、退職願は無いので初めて書く時はどう書いていいかわからないと思います。
退職願の無料テンプレートのサイトがあったのでご紹介しておきます。
パソコンで作成してもいいですし手書きでもいいですが、手書きで書く場合も見本にするといいですよ。
退職理由が「一身上の都合で」「体調不良による」の２タイプあり、縦書きと横書きの両方があるので使い分けて下さい。
パソコンで退職願を作成した時は本人が書いた事を証明するためにサインと捺印をする場合もあります。
退職願を手書きで書く時の注意点
手書きの場合はコピー用紙のように罫線がない用紙でもいいですが、きれいに書くには罫線がある方が書きやすいと思います。
手書きで書く場合には使用するペンにも気を付けてください。
黒のボールペンか万年筆で書きますが、消せるボールペンは使用しないで下さい。
毛筆・筆ペン・サインペンなども避けた方がいいようです。
手書きで書く時に間違ってしまった場合は修正テープなどで書き直すのはやめましょう。
新しい用紙を使うか、会社指定の用紙で替えが無い場合は二重線を引いて訂正印を押して書き直して下さい。
退職願を書く時の注意点
・基本は縦書き
・A４またはB５サイズ用紙を使う
（手書きの場合は便せんサイズでも良い）
・黒のボールペンか万年筆で書く
・修正テープは使わない
退職願に相応しい封筒は？
白い封筒で赤い郵便番号枠が無く、中に紫などの紙で二重になり透けて見えないようになっているタイプを選びます。
退職願のサイズによって封筒のサイズも変えて用紙サイズにぴったりな封筒に入れましょう。
退職願がA４用紙の場合
封筒 長３サイズ・１２０ｍｍ×２３５ｍｍ
退職願がB ５用紙の場合
封筒 長４サイズ・９０ｍｍ×２０５ｍｍ
退職願の封筒の書き方
封筒の表には退職願のみを中心の上よりに書きます。
裏には所属部署とフルネームを左下に書きます。
使用するペンは退職願と同じで黒の万年筆かボールペンで消せるボールペンは使用しません。
退職願を封筒に入れる時のたたみ方
退職願を封筒に入れる時は三つ折りにして入れますが、たたむ順番があります。
① 退職願の下から３分の１を折り上げる
② 退職願の上から３分の１を折り下げる
③ 退職願の向かって右側が封筒の下に、退職願の上側が封筒の裏側に付くように封筒に入れます。
封筒の封はしてもしなくても良いとされているようですが、封筒に封をするためのテープが付いている場合には封をしておきましょう。
封をした時には万年筆かボールペンで〆を書くのを忘れないようにしましょう。
退職願を郵送する場合
退職願を郵送する事はあまりないと思いますが、郵送しなくてはならない場合に気を付ける事をまとめました。
退職願を入れた封筒よりひと回り大きい封筒を用意します。
封筒の種類は、退職願を入れた封筒と同じく白で中が透けて見えないようになっているものですが、郵送用には郵便番号枠がある方が書きやすいです。
枠が無い封筒でも構いませんが、その時には郵便番号が曲がらないように記入して下さい。
退職願がA４で長３の封筒に入れた場合・・・角５の封筒
退職願がB５で長４の封筒に入れた場合・・・長３の封筒
添え状を入れましょう
退職願のみを入れるのは素っ気ないので簡単な内容で構わないので添え状を入れましょう。
内容は簡単でビジネスライクな簡単な内容でいいのですが、どう書いていいかわからない場合もあると思うので例文をご紹介しておきます。
添え状の例文
拝啓
貴社ますますご清栄のことと存じ お慶び申し上げます
この度一身上の都合により退職させて頂く事になりました
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます
本来ならば直接出社して申し上げるべきところ 書中をもって失礼させていただきます
末筆ながら貴社のご発展をお祈り申し上げます
敬具
添え状は退職願を入れた封筒の上に重ねるようにして郵送用の封筒に入れましょう。
郵送用の封筒に宛名を書く時は、あらかじめ会社側に宛名を誰にしたらいいかを聞いておきましょう。
また、宛名の左下に赤いペンで「親展」と書きます。
親展とは宛名以外の人は開封しないで下さい、という意味で大切な退職願を他の誰かに見られないようにするためです。
郵送する時は配達された事が記録に残る「配達証明」で郵送する事をおすすめします。
手違いなどで会社側から「届いていない」という連絡があっても慌てずにいられますよ。
まとめ
退職願の用紙や封筒などの書き方・選び方についてまとめました。
白い封筒は汚れや折り目がとても目立ちますから、提出までに汚れないように保管する時は気を付けて下さい。
マナーにそった失礼のない退職願を提出して、気持ちよく受け取ってもらいましょう。
