退職を決意して、いざ退職願を書こうとした時、どんな風に書いたら良いのか悩みますよね。
履歴書のように100均で購入出来ればよいのですが、残念ながら退職願の書式は販売されていないようです。
今回は、退職願を書く時の用紙や書き方などをまとめてみました。
退職願いは不備がないようにビシっと決めましょう！
退職願・退職届・辞表の違いを知っておこう
退職する時に出す書類には大きく分けて、「退職願」「退職届」「辞表」の３種類があります。
同じように見えますが、それぞれ全く違う意味をもっているので気を付けましょう。
【退職願】
退職を願い出る際に用います。
「退職したい」と会社に伝えるものになります。
退職願の場合、会社に退職を申込み、承諾がなされてから初めて退職となるので、提出した時点では退職とはなりません。
また会社側が承諾するまでは撤回することもできます。
【退職届】
「退職届」は会社への明確な意思表示になります。
退職が確定した後に提出するため「退職いたします」と事実を報告します。
撤回することはできません。
【辞表】
辞表は会社を辞めるという意味ではなく「役目や役職を辞する」という意味になります。
会社の経営者や役員、公務員が退職する際に提出する書類になります。
一般的な会社員であれば「辞表」を用いることはありません。
退職願を書く時の暗黙のルール
退職願や退職届は、基本的には決まった書式があるわけではありません。
会社によっては決まった書式がある場合もあるのでその場合はその書式に書きます。
しかし退職願には必ず書かなければならない項目と暗黙のルールがあります。
基本的な書式のルール
| ・一般的には縦書き
・用紙は白色の無地か、罫線入りでも良いがシンプルなもの ・サイズはA4がB5（手書きの場合は便箋サイズでもOK） ・インクは黒色または消せないボールペンなどを使用 ・押印は必須 |
※退職願は縦書きで書く場合が一般的ですが会社側で横書きの指定がある場合はそれに従いましょう。
退職願にコピー用紙を使っても大丈夫！
退職願の用紙は自分で準備する場合がほとんどです。
手書きで退職願を書く場合と、パソコンで作成する場合があります。
作成方法で用紙を選ぶことをオススメします。
・パソコンで作成する時は罫線なしのコピー用紙
パソコンで退職願を作成する場合、コピー用紙を使用しても問題ありません。
用紙のサイズはA4かB5のどちらでも大丈夫ですが、A4サイズで作成する時は封筒サイズも確認して購入するようにしましょう。
・手書きの場合は罫線ありの便箋がオススメ
手書きの場合もコピー用紙を使用しても問題ありません。
ただ全て手書きの場合は、罫線が合ったほうが文字を揃えやすく作成しやすいので罫線入りの便箋がオススメです。
罫線入りの便箋を使用する場合はイラストなどが入っていないビジネス用の便箋を選ぶようにしましょう。
書き方の例~基本は縦書き~
退職願は縦書きで書くのが一般的になります。
シンプルですが、必要項目の漏れがないように書きましょう。
特に日付の部分などは退職手続きにも関わってくる所になるので注意しながら記入します。
①表題・・退職願
②書き出し・・「私事」または「私儀」と書きます。
『わたくしごとではありますが』という意味で、行の一番下に書くのは、自分の名前や「わたし」が行頭にこないように書くのが正式な手紙の書き方のマナーになります。
反対に相手の名前などは行の上(行頭)に書くのがマナーです。
③退職理由・・自己都合の場合はどんな理由でも「一身上の都合」と書きます。
※会社都合退職の場合は「事業所閉鎖のため」「早期退職のため」など具体的な退職理由を書くようにします。
しかし、会社都合退職の場合、退職願を提出する必要はありません。
④退職日・・退職願の場合、退職希望日を記載します。
西暦、和暦、どちらでも構いませんが、縦書きの場合は和暦で記載するほうが良いでしょう。
⑤文末・・退職願なので「お願い申し上げます」など願い出る・お伺いを立てる形で終わります。
⑥届け出年月日・・退職願を提出する日付を記入します。
⑦所属部署名、氏名・・宛名より下の位置に省略しないで正式な名称で所属と名前を書きます。
名前の下に捺印をします。
⑧宛名・・退職する会社の正式名称と代表者名を書きます。
※株式会社を(株)など省略文字は不可
※「様」や「殿」を忘れない
※敬称の付け方にも注意を払いましょう
誤：営業部〇〇課長様
正：営業部課長〇〇様 または、営業部〇〇課長
手紙やハガキの書き方と同じように相手の名前や会社名は行の中央から上にくるように書くのがマナーになります。
封筒も縦書きが基本
①表面・・「退職願」と記載
②裏面・・自分の所属部課、氏名を記載します。
退職を決めたら上司に相談が基本
退職の決意が固まったら、まずは直属の上司に相談しましょう。
いきなり退職願を持っていってもスムーズに進みません。
会社側と相談して、了承が得られ、退職の期日が決まってから手続きを始めます。
退職することを上司に話しにくい場合はコチラ
あとがき
退職願は基本的には手書きが一般的になります。
会社側との雇用契約を解消する為の大切な書類になるので「本人の直筆」で間違いないという意味でも手書きが多いようです。
もし、間違ってしまった場合は、新しい用紙にもう一度書き直すようにしましょう。
また「退職願」と「退職届」は意味が全く違います。
通常、自分から辞める自己都合の場合は「退職願」を使用し、会社都合での退職の場合は「退職届」を使用することが多いようです。
退職の理由は色々あると思いますが、お世話になった会社です。
上司に提出する際には必ず手渡しして感謝の気持ちを伝えると、新しい一歩も気持ちよくスタートできるのではないでしょうか。
