社内へ送る退職の挨拶メール｜例文や気をつける3つのポイントについてご紹介！

退職することが決まったら、社内社外を問わずにお世話になった方や接点があった方全員に直接会って退職の挨拶をしたいものですが、さすがに全員は無理ですよね。

そんな時に役立つのが、ビジネスにおいて情報のやり取りに必要不可欠なツールである電子メールです。

メールを使って退職の挨拶をすることは昔より多くなっていますし、お世話になっていて直接会うことが難しい場合はメールで済ませても失礼にはなりません。

社会人として、これまでお世話になったお礼と別れの挨拶を伝えることは大切なマナーですので、是非送っておいた方が良いでしょう。

今回、社内に退職の挨拶メールを送る際に気をつける3つのポイントや、例文についてご紹介します。

退職の挨拶をメールで済ませても良い？

退職の挨拶といえば、直接会って口頭で伝えることが基本です。

しかしながら、部署や社員数が多かったり、離れた場所にある支店に勤務されている方などには直接会いに行けないことがあります。

また、仕事上で1～2回程度会ったことがあるなど少ない関わりがあった方に対しては、わざわざ会いに行くとかえって恐縮されることもあるので、逆にメールで済ませた方が良いこともあります。

仕事で深い関わりがあった方には

なるべく直接会って退職の挨拶をしましょう。

やむを得ない事情があって直接会いに行けない場合は、一人一人個別にメールを送るようにしましょう。

関わりは少ないが面識がある方には

個別にメールを送信する必要はなく、同じ内容のメールを一斉に送信しても失礼にはあたりません。

社内へ送る退職挨拶メールで気をつける３つのポイント

社内へ退職の挨拶メールを送る際に気をつけるポイントは3つあります。

１．いつ送るか？

社内へ退職の挨拶メールを送るタイミングは退職日（＝最終出社日）に送るのが良いでしょう。

退職が決まれば、引き継ぎをきちんと行いつつ、溜まった有給休暇を退職日までに消化したいですよね。

有給休暇が残っていれば、退職日も含めて消化することができますが、その場合は最終出社日の勤務時間終了頃に挨拶メールを送りましょう。

会社によって、退職挨拶メールは最終出社日の定時以降に送るべきとされる場合もありますし、1週間前に送ることが慣例となっている会社もありますので、会社の慣例やルールに従いましょう。

２．送信の仕方は？

お世話になった方や親しくしていた方には一人一人個別にメールを送りましょう。

宛先である「To」には相手のメールアドレスを入れます。

関わりは少ないが面識はある方には一斉メールでかまいません。

その際、宛先である「To」には自分のメールアドレスにして、送りたい方のアドレスはすべて「Bcc」にして送りましょう。

３．書く内容は？

退職理由については細かくかかず、「一身上の都合」と書けば大丈夫です。

ただ、結婚や出産などのおめでたい理由の場合は、それを書いても良いでしょう。

件名は、「退職の挨拶（名前）」にすると良いでしょう。

件名だけで用件がわかりやすく、名前も記入することで見落とされる可能性が低くなります。

お世話になった方や親しくしていた方には、思い出エピソードや心に残ったことなどを一言書き添えると気持ちが伝わりますよ。

しかし、親しくしていた方だからといって、何でも書いて良い訳ではありません。

自分は去っても、メールは相手が削除しない限り残りますので、会社に対する不満や愚痴などは書かないように気をつけましょう。

お世話になったお礼と感謝の気持ちを書き添えるようにし、短くて良いのでシンプルなものにしましょう。

署名に私用の連絡先を入れるかどうかですが、今後も連絡をとりたい場合は私用の連絡先やメールアドレスなどを記入しても良いでしょう。

そうではない場合は、名前と所属先のみを書いたシンプルな署名でも良いでしょう。

社内へ送る退職挨拶メールの例文

退職挨拶メールを送る際には、上記の３つのポイントを踏まえてメールを送りましょう。

一斉メールの場合

上司へのメールの場合

本来は口頭で退職の挨拶をすべきですが、やむを得ない理由があって会うことができず、メールでの挨拶になってしまうこともあります。

上司に送信する場合は、一斉メールだと気を悪くする方もいますので、個別に送信するようにしましょう。

まとめ

社内向けに退職の挨拶メールを送る際は、「いつ送るか」「送り方」「書く内容」の３つのポイントに気をつけて送りましょう。

一斉メールの例文と上司宛の例文についてもご紹介しましたので、最後まで皆様への感謝の気持ちを持ちながら退職の気持ちを伝えてくださいね。