退職の挨拶メールが取引先の担当者から届くとすぐに返信した方がいいのか、どんな内容で返すといいのか悩みませんか？
特に初めて退職の挨拶メールを貰った時は戸惑ってしまうと思います。
社外から退職の挨拶メールを貰った時はいつ頃に、どう返信したらいいのか調べてみました。
例文もあるので参考にして下さい。
退職の挨拶メールには返信した方がいい？
取引先の担当者等、社外の方から退職の挨拶メールが来た場合は後任者の紹介など業務連絡を兼ねている場合もあり、相手もメールが届いているか気にしていると思うので、早めに返信しましょう。
引き継ぎについての内容や挨拶に来たいので時間を取って欲しいと書かれている場合もあるのでその内容についても返信しましょう。
返信のタイミングは？
取引先からの退職の挨拶メールは退職日よりも２～３週間程度前には送信される事が多いのですが、返信が遅れてもう退職してしまったとならないように日にちに余裕があっても早めに返信しましょう。
退職メールを貰った当日、または次の日くらいには返信するといいと思います。
件名はどうする？
退職の挨拶メールは「退職のご挨拶」や「退職のご報告」といった件名で来ると思います。
Re：でそのまま件名を変えずに返信するのも受け取った相手は返信が来た事がわかりやすいのでいいと思います。
Re：で返さない場合は「退職のお知らせをありがとうございます」などがいいでしょう。
どちらもメールの内容が件名を見ただけでわかるようにして下さい。
退職が近づくと忙しくなりますから、「ありがとうございました」などではメールの内容がわからずに後回しにされてしまう事もあります。
どんな事を書くといい？
・退職を知らせてくれた事のお礼
・相手の退職を惜しむ言葉
・今までのお礼
・新しい環境への応援の言葉
・結びの言葉
このような構成で書いていくといいと思います。
退職する方が気持ちよく退職出来るような明るい文章を心掛けましょう。
書かないほうがいい事は？
退職の理由はさまざまで退職の挨拶メールには定年や結婚・出産など特別な場合を除いて書かれていないと思います。
とても個人的な事になりますし、今の会社に不満があって転職するための退職という場合もありますから、退職理由について聞いたりするのはやめましょう。
また、転職する事があらかじめ分かっていた場合もあると思いますが、転職先の詳細などについても触れない方がいいですね。
親しくしていたので、転職先を聞きたいという場合もあると思います。
退職する方も今の会社のパソコンでは転職先を書いて返信する事は出来ませんから、直接会った時に聞くようにして下さい。
退職メールへの返信だけではありませんが、仕事上のメールに絵文字などを使用するのはビジネスマナーとしてよくありません。
せっかく書いたメールで相手に不快な思いをさせないように気を付けましょう。
退職の挨拶メールへの返信の例文
退職理由がわからない時の退職メールの返信
件名
Re：退職のご挨拶
本文
〇〇株式会社
〇〇部〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△でございます。
この度はお忙しい中、退職のご挨拶を頂きまして、誠にありがとうこざいます。
〇〇様にはいつもご尽力いただき、助けて頂きまして感謝いたしております。
今後は御社のご後任となる◎◎様と協力し、さらに御社との取り引きを拡大させるべく精進していく所存です。
末筆になりましたが、今後の〇〇様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
定年退職する時の退職メールの返信
件名
Re：退職のご報告
本文
〇〇株式会社
〇〇部〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△でございます。
この度はご多忙中にもかかわらず退職のご報告をいただきまして、ありがとうございます。
本年が定年の年であることはお聞きしておりましたが、こうして退職と伺いますと寂しさが募る思いでございます。
長期にわたり誠にお疲れ様でした。
今後は御社のご後任となる◎◎様と協力し、さらに御社との取り引きを拡大させるべく精進していく所存です。
定年後の生活ではこれまでにも増してご壮健に過ごされることを心よりお祈り致しております。
結婚・出産する時の退職メールの返信
結婚や出産が理由で退職する方には退職する理由がわからない時の例文と同じメールでいいと思います。
結婚や出産は個人的な事なのでその事についてコメントされる事が嫌と感じる方もいるからです。
出産される方には「お体に気を付けて」や、結婚される方には「ご結婚おめでとうございます」等の一文だけ付け加えると思います。
まとめ
退職される方への返信は退職日に間に合うように、また引き継ぎなどで連絡する事もでてくるかもしれませんから早めに返信しましょう。
退職理由や転職先についてはコンプライアンスに関わる事でもあるので尋ねるのは避けて下さい。
退職される方が暖かい気持ちになるようなメールを心掛けたいですね！
