退職が決まったらどんな理由があったとしても挨拶は欠かせません。
退職の挨拶をメールでする事を失礼と思う方もいるかもしれませんが、直接会う機会が少ないお客様や取引先にはメールで挨拶する方も多くなっています。
今回は、お客様に退職の挨拶メールを送る時の書き方と例文をご紹介します。
退職後に別の形で一緒に仕事をする可能性もありますから、失礼の無いようにマナーにそって気持ちよく退職出来るようなメールにしましょう。
お客様に退職の挨拶メールをする時のポイント
今はお客様という間柄でも後々に違う形で一緒に仕事をする事もあるかもしれないですし、あなたの退職後も会社との取り引きは引き続き行われるので失礼が無いように気を付けたいですね。
退職の挨拶メールを送るタイミング
退職日が決まり社内への広報が行われた後で社外の方に知らせます。
退職日の２週間前位には退職の挨拶メールを送るといいでしょう。
お客様の方は聞きたい事があるかもしれませんし、引き継ぎをしたいと思っているかもしれないのでお客様の御都合も考えて早めにお知らせします。
退職日ギリギリにメールをするのはよくありません。
社内の人に退職の挨拶メールをする時は退職日でもいいですが、お客様や取引先など社外の方には早めに知らせるという点を忘れずにいて下さい。
件名は退職の挨拶メールとすぐにわかるようにする
「お世話になりました」や「ありがとうございました」では、退職する事が分からず後回しにされてしまうかもしれません。
件名は「退職のご報告」「退職のご挨拶」などとして、自分の会社名と名前も件名に入れておくと相手の方もわかりやすいと思います。
なるべく一斉送信ではなく個別に送りましょう
効率を考えると一斉送信で送りたくなりますが、手抜き挨拶メールと思われてしまいます。
なるべく可能な限りお客様別で送信しましょう。
この先違う形で一緒に仕事をする事もあるかもしれませんし、個別メールでは具体的な話題も入れられます。
退職の挨拶メールで書いた方がいい事
退職日を明記する
退職日を明記しておく事は大切です。
いつからいないのか分からないのではお客様も不安になると思います。
後任者が決まっている場合は後任者の名前も書く
後任者が決まっている場合は後任者の名前と自分が退職した後も引き続きお願いしますという事や、後日挨拶に伺うという事を付け加えておきましょう。
退職の挨拶メールで書かない方がいい事
退職理由や転職する場合は転職先は知らせない
転職するために退職する場合もあると思います。
転職先の情報はコンプライアンスに関わってくるのでメールに書いてはいけません。
退職の理由についても定年や結婚などの場合を除いては書かない方がいいでしょう。
どんな理由があったとしても退職理由は「一身上の都合で」とするのがビジネスマナーです。
自分の私的な連絡先は書かない
退職後も引き続きお付き合いしたいと思っていたとしても退職の挨拶メールに自分の私的な連絡先は書かない方がいいでしょう。
後から、顧客情報を持ち出したなどのトラブルになる事もあります。
理由があって、どうしても退職した後の連絡先を知らせたい時は上司に相談するといいと思います。
退職の挨拶メールをお客様に送る時の例文
退職理由を伝えない時の例文
件名：退職のご挨拶（株式会社〇〇 名前）
本文：
△△株式会社 △△部
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
私事ですが、一身上の都合により３月３１日をもって退職する事になりました。
△△様には大変お世話になり、心より感謝しております。
本来であればお伺いして直接ご挨拶申し上げるところメールにてのご連絡になりましたことお詫び申し上げます。
今後は弊社の〇〇（後任者の名前）が後任として担当させて頂く事になりました。
後日改めてご挨拶に伺わせますので変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
結婚退職する時の例文
件名：退職のご挨拶（〇〇株式会社 名前）
本文：
△△株式会社 △△部
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
私事ですが、この度結婚のため２月２８日をもって退職する事になりました。
△△様には様々な面でお力添えを頂き、心から感謝しております。
誠にありがとうございました。
後任は〇〇が担当させて頂く事になりました。
後日改めて〇〇がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
まとめ
退職の挨拶メールは今の会社での最後の大切な仕事になりますから、失礼のないようにしたいですね。
退職の理由は色々あると思いますが挨拶メールは明るく前向きに、今までお世話になった事に対する感謝の気持ちを込めて今後も変わらぬ取り引きをお願いしましょう。
退職する時は転職準備や転職活動、仕事の引き継ぎなどでとても忙しくなると思います。
その中でもきちんと退職の挨拶が出来るかどうかは今後のあなたの評価にもつながって来ると思いますから頑張って下さい！
