仕事でお礼メールが来たら返信していますか？
お礼メールには相手の心が込められています。
忙しい時間をさいてお礼のメールを送ってくれているのですから、お礼メールが届いたらすぐに返信しましょう。
ビジネスメールはプライベートメールとは違いビジネスメールマナーがあります。
マナーにそってお礼メールに返信できるように、ポイントと例文をご紹介します。
お礼メールに返信した方がいいのか
ラインの既読と違ってメールは届いているか、読んでもらえたかが分からないのでお礼メールを貰ったら返信して下さい。
長い文章は必要ありません。
「メールを受け取りました」「わざわざお礼メールをありがとう」という内容だけで充分です。
お礼メールに返信する時のタイミング
お礼メールが届いたらなるべく早く返信します。
ビジネスメールは一往復半の返信が基本で、スピードも大切です。
相手はちゃんと届いているかも気になっていると思うので、返信忘れを防ぐためにもすぐに返信したいですね。
後回しにしてしまうと返信を忘れてしまう事もあります。
簡単な文章でいいのでお礼メールが来た日には返信した方がいいのですが、就業後など夜に来た場合は翌朝でも大丈夫です。
お礼メールの返信をすると、またその返信がくる場合もあります。
メールのやめ時が分からなくなる場合もありますが、ビジネスメールは基本的に１往復半という事と、目下の人のメールで終わらせるというマナーもあるのでその２つを参考にして終わらせます。
このメールで終わらせたいと思った時は、「このメールへの返信はどうかお気遣いなさいませんように」や、「このメールへのご返信は無用です」などを最後に付け加えるといいでしょう。
返信メールの書き方・ポイント
お礼メールへの返信は以下の３つのポイントをおさえているといいと思います。
件名はそのままで（件名に自分の名前がある場合の対処法）
ビジネスメールでは件名は原則変更しないというのが一般的なマナーです。
件名を変更しない方がいい理由としては、ツリー構造が崩れる・返信が来た事が相手に分かりやすい、などがあります。
件名に自分の名前が入っていて「様」が付いている場合は件名をそのままでいいのか迷ってしまうと思います。
自分の名前を削除して、相手の名前に様を付ける
伊藤様 先日の打ち合わせのお礼（〇〇株式会社 鈴木）
↓
Re：先日の打ち合わせのお礼（〇〇株式会社 鈴木様）
自分の名前を削除して、文末に入れる
伊藤様 先日の打ち合わせのお礼（〇〇株式会社 鈴木）
↓
Re：先日の打ち合わせのお礼（△△商事 伊藤）
本文はお礼メールへのお返しだけにする
長いメールは相手の迷惑にもなりますし業務上の連絡事項がある場合は別のメールにした方がいいので、お礼メールへの返信は
敬語と丁寧語を使い、絵文字や顔文字は使わないで下さい。
文字だけのメールは味気ない気がして顔文字を使いたくなるかもしれません。
社内メールでは使う方もいるようですが、社外の方へ送るビジネスメールでは顔文字、絵文字は使わない方がいいでしょう。
お礼メールをくれた事への感謝の言葉を入れる
相手の方は忙しい時間をさいてお礼メールをくれているので、メールをくれた事への感謝の言葉を入れます。
長い文章はいらないので「ご丁寧にメールをいただいてありがとうございました」などのような一文を入れるといいと思います。
お礼メールへの返信の例文
お礼メールには、会食のお礼・打ち合わせのお礼・営業のお礼など色々ありますが、基本は同じです。
上のポイントを参考に文章を作るといいでしょう。
社外の方への会食のお礼メールへの返信
件名：Re:会食のお礼です（△△商事 佐藤）
〇〇株式会社
鈴木様
いつもお世話になっております。
昨日は貴重なお時間をさいて会食に来ていただきましてありがとうございました。
普段ではお聞きする事がないお話しなども伺うことができ、大変参考になりました。
また、ご丁寧なメールまでくださり恐れ入ります。
今後とも変わらぬお付き合いをよろしくお願い申し上げます。
このメールへの返信はお気遣いなさいませんように。
△△商事
佐藤
まとめ
お礼メールへの返信は件名を変えずにそのままで、本文はお礼メールをくれた事への感謝の言葉を入れる事、他の業務の話しは別のメールにする事の３つに気を付けるといいでしょう。
顔文字は入れずに丁寧語、敬語をきちんと使って相手に不快感を与えないようなメールにして下さい。
