日々の営業活動でも訪問後のお礼メールには大切な役割があります。
日常的な訪問でもお礼メールがあるのと無いのとでは印象も違ってきます。
初めての訪問先であればなお、お礼メールをいつ・どんな内容で送るのかが重要になります。
今回は、訪問後のお礼メールの書き方やポイントなどをご紹介します。
営業の訪問後のメールとは
訪問後のお礼メールは貴重な時間をさいてくれた訪問先に対して感謝の気持ちを伝えるために送るメールです。
特に始めて訪問した相手や付き合いの浅い場合はぜひ送りたいメールです。
感謝の気持ちを伝える事で相手に好印象を与えられれば、訪問時につまずきがあったとしても挽回する事もできますし、次の訪問につなげその先の仕事に進む事もあります。
お礼メールを送るタイミング
お礼メールはすぐに送らなければ効果がありません。
訪問から数日後に送られてきたら、相手は「なぜ今更？」と思って印象が悪くなる事もあり、お礼メールの意味がなくなってしまいます。
訪問したその日のうちに送るようにしたいですね。
営業訪問後のお礼メールの書き方
ビジネスメールにはマナーがあります。
マナーにのっとったメールで相手に感謝の気持ちを伝えましょう。
件名はわかりやすく
件名は「いつ・何のメール」かがすぐにわかるようにまとめ、最後に社名と名前を入れます。
本文は簡潔に
丁寧過ぎる文章は読みにくい場合もあります。
感謝の気持ちが伝わりやすいように他の件の話題は入れない方がいいでしょう。
訪問時に取引先やお客様から課題を貰った場合で明確な返答がすぐにできない場合でもお礼メールでふれておきましょう。
「ご面談時に佐藤様がおっしゃっておられた〇〇に関してですが、次回最適なご提案ができるように尽力させていただきたく存じます。」
このような文章を入れておくといいと思います。
本文を書く時の注意点は以下の４つです。
・誤字脱字には気を付けて何度も確認する
・漢字ばかりでは読みにくい場合もあるのでひらがなも適度に入れる
・内容は簡潔に書く
・訪問先に合わせた文章を入れる
お礼メールのテンプレートを作っている方も多いと思います。
テンプレートがあるとすぐに作れて便利ですが、訪問先に合わせた文章を１つでも入れると印象に残り次の仕事につながる場合もあるので入れるといいですよ。
取り急ぎは使っていい？使わない？
ビジネスメールでよく見る表現に「取り急ぎ～まで」という言葉がありますね。
「取り急ぎ～まで」はビジネスメールで使ってはいけない言葉ではありませんが、使い方には注意が必要です。
使わない方がいい相手としては【上司・先輩・取引先・お客様】などです。
「取り急ぎ」には「とりあえず急いで」「間に合わせの処置として」などの意味がありますから、取引先を営業で訪問した後のお礼メールには適さないのが分かると思います。
「取り急ぎお礼まで」としてしまうと「とりあえずお礼メールしておきました」という雑な印象を与えてしまうでしょう。
社内の親しい上司や先輩でお互いに急いているという事がわかる場合には使ってもいいと思います。
取り急ぎ～までを丁寧に言い換えよう
「まずはお礼を申し上げます」「まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます」などに置き換えると急いでお礼のメールをしているのは伝わりますが、雑な印象にはなりません。
アドレス登録してから送信
始めての訪問先で受け取った相手の名刺に書かれているアドレスを見てメールを送る時は、アドレス登録をしてからメールを送りましょう。
メールソフトによっては受け取った相手にアドレスではなく「TO：〇〇会社 営業部 佐藤様」などと表示されます。
これで相手にはこちらがアドレス登録している事が伝わり、印象もよくなりますし今後のメール送信でも誤送信するリスクも低くなります。
お礼メールの例文
１件名
２挨拶
３本文
４締めの言葉
上のような構成でメールを書くといいでしょう。
１、件名
本日の訪問のお礼（〇〇株式会社 伊藤）
２、挨拶
お世話になっております。
〇〇株式会社伊藤です。
３、本文
本日は貴重なお時間をいただきましてありがとうございました。
商品カタログを送付させていただきます。
よろしければご評価結果が出る頃に、再度訪問させていただきたく存じます。
ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡いただけましたら幸いです。
４、締めの言葉
略儀ではございますが、まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます。
〇〇株式会社
営業部 伊藤
まとめ
お礼メールを送る時には誤字脱字には気を付けて、余計な文章がないかチェックする習慣を付けておきましょう。
訪問後の早いタイミングで送ることも大切ですが、急ぎ過ぎて誤字脱字やおかしな文章では本末転倒になってしまいます。
ビジネスメールに慣れるまではメール１通入力するだけでも大変だと思いますが頑張って下さいね！
