電子メールはビジネスシーンにおいて今や必要不可欠なツールです。
特に、お礼を伝えるためのビジネスメールは出来るだけ早いタイミングで送ることが大切です。
しかし、友人や家族とのコミュニケーションで使うメールとは違い、ビジネスメールを送る時には気をつけるべきマナーがあります。
今回は、ビジネスメールであるお礼メールを送る時、返信する時に気をつけるマナーと書き方や文例集についてご紹介します。
お礼メールを送る時に気をつけるマナーと書き方
お客様や取引先に打ち合わせなどで訪問したり、接待を受けたりしたらきちんとお礼の言葉を伝えましょう。
お礼を伝える為の手段といえば、電話やお礼状が1番です。
しかし、お礼状だと直ぐに相手にお礼の気持ちが伝えられませんし、電話だと相手が接客中や外出中で不在の時もありますよね。
メールは「相手の時間を邪魔しないで、しかも直ぐに送ることができる」為、とても便利です。
直ぐにお礼の気持を伝えられることが最大のメリットなので、必ず24時間以内にできればその日のうちか、翌日午前中に送信することが大切です。
メールを書く場合、書き方にもルールやマナーが存在します。
件名
読み飛ばされないように、短く簡潔に、用件がひと目でわかりやすく伝わるよう心がけましょう。
| 例1：本日の訪問のお礼（〇〇株式会社◯部 ◯◯◯◯ ）
例2：昨日の食事会のお礼（〇〇株式会社◯部 ◯◯◯◯ ） |
冒頭と挨拶文
本文の冒頭には「相手の方の会社名、部署名、名前 様」を書きましょう。
誰に宛てて書いたのかがわかりやすくなります。
次に、一般的な挨拶文を書き、自分の会社名、部署、名前を名乗ります。
| ◯◯◯◯株式会社◯◯◯部
◯◯◯◯様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社〇〇部の〇〇です。 |
本文
お礼の言葉を書きます。
相手への伝わりやすくわかりやすい言葉を選び、丁寧な文章を書くよう心がけましょう。
| 例1：本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、誠にありがとうございました。
例2：昨日は大変ご馳走になり、誠にありがとうございました。 |
結び
締めくくりの言葉を書きます。
返信が不要なことや、逆に回答が欲しいことなど状況に合わせた言葉を選んで書きましょう。
| 例1：今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。ご連絡いただけますと幸いです。
例2：今後ともお引き立てくださいますようお願い申し上げます。なお、ご返信は不要です。 |
署名
メールの最後には、必ず署名を付けましょう。
| 例：
〇〇株式会社 |
お礼メールが届いたときの返信はどうする？
もしも相手からお礼メールが届いた時はどうしたら良いのでしょうか？
やはり、お礼メールを送る時と同様のタイミングでなるべく早いうちに返信するのがマナーです。
お礼メールの返信をすると、またその返信が届く可能性もありますよね。
そうなると返信の返信・・というように永遠に続いてしまいそうですが、なるべく目下の人のメールで終わらせるようにすること、最後に「なお、ご返信にはおよびません 。」などと書くようにすると良いでしょう。
お礼メールの返信の件名は変えない
お礼メールの返信の件名は変えず、そのまま「Re:◯◯◯◯」とした方が相手にも自分が送ったメールの返信が来たとすぐにわかりやすくなります。
メールソフトで返信ボタンを押すと、送られてきたメールの内容がそのまま引き継がれて記載されますが、消さずにそのまま残しましょう。
消してしまうと、どんな内容のメールだったのかわからなくなってしまう為です。
お礼メールの返信の内容は、お礼メールに対するお礼の言葉を簡潔に書くようにすると良いでしょう。
| 例：
件名：Re：◯◯◯◯ ◯◯◯◯株式会社 ◯◯様 いつもお世話になります。 ◯◯◯株式会社の◯◯です。 昨日はお忙しい中、お越しいただきましてありがとうございました。 普段お聞きすることのないお話なども伺うことができ、大変参考になりました。 また、ご丁寧なメールをくださり恐れ入ります。 いつも細やかなご配慮ありがとうございます。 今後とも、よろしくお願いいたします。 なお、このメールへのご返信は不要です。 |
お礼メールの文例集
本日の打ち合わせのお礼メール
件名：本日の打ち合わせのお礼（株式会社◯◯ △△△△）
株式会社◯◯◯◯
◯◯◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の△△△△です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をさいていただき、誠にありがとうございました。
〇〇様からご指摘いただいた、弊社の新商品◯◯についてですが、
部内の会議にかけ、来週の〇日（曜日）までには
ご回答させていただきます。
ご不明点、追加のご質問などがございましたらご連絡くださいませ。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
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〇〇株式会社
〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇
mail : 〇〇◯@〇〇.co.jp
TEL : 03-0000-0000 ／ FAX：03-0000-0000
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食事をご馳走していただいた時のお礼メール
件名：昨日の食事会のお礼（株式会社◯◯ △△△△）
株式会社◯◯◯◯
◯◯◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の△△△△です。
昨日は、食事会にお招きいただきありがとうございました。
美味しい食事とともに、◯◯様をはじめ、皆様と
貴重なお時間を過ごすことができたことに、心からお礼申し上げます。
普段お聞きすることのないお話なども伺うことができ
大変参考になりました。
ご馳走になってしまい恐縮でございます。
次の機会に是非お返しをさせていただきたいと存じます。
今後ともよろしくお願いいたします。
ありがとうございました。
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〇〇株式会社
〇〇部〇〇課
〇〇 〇〇
mail : 〇〇◯@〇〇.co.jp
TEL : 03-0000-0000 ／ FAX：03-0000-0000
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まとめ
今回は、取引先やお客様にお礼メールを送る時や返信する時に気をつけるマナーと書き方や文例をご紹介しました。
電話でお礼を伝えるのが難しい場合は、相手の時間を邪魔しないお礼メールを送ることをオススメします。
ビジネスメールを書く場合は、手紙を書く場合と同じように、まずは相手の方の名前を書いてから挨拶文、そして自分の名前を名乗ってからお礼の気持ちを書くという順番になります。
署名はメールソフトに予め設定しておけば、ほんの数分で送信できますよ。
