どんなに気を付けながら仕事をしていても、何らかの失敗やミスは誰にでも起こり得るものです。
小さなミスが大きなトラブルに発展するのを防ぐためにも、何らかの問題が起きた時には素早く真摯に対応することが大切です。
ビジネスでは、メールを誤送信してしまった…
そんな失敗を経験した方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回、添付書類を間違って送信した場合のお詫びを伝えるビジネスメールについてまとめました。
少しでも参考にして頂けると幸いです。
添付ミスをしたら、まずは電話で謝罪を！
他の人の見積書や下書き段階の原稿、社内文書などを誤って添付して送信してしまったとき、個人情報や会社の機密情報が含まれているものだと、想像しただけでもゾッとしますよね。
しかし、相手に送信してしまったメールは、消すことが出来ません。
焦る気持ちは分かりますが、まずは落ち着きましょう。
そして、すぐに先方にお詫びの電話をし、誤って送信した添付ファイルは削除してもらうようにお願いをしましょう。
メールよりも先に電話で直接お詫びをすることで、相手に「申し訳ない」という思いが伝わりやすく、丁寧な印象になります。
電話が相手にすぐに繋がらないときは、メールを先に送っておき、後ほど改めてお詫びの電話を入れるようにしましょう。
ミスをした時の対応の仕方が今後のビジネスに大きく影響してくるので、誠意ある言動を心掛けましょう。
添付書類を間違って送信した場合のお詫びのビジネスメール
こちらに落ち度があったときは素直に謝罪し、対策を説明することが大切です。
誤送信に気付いた時点で、速やかに電話やメールで謝罪し、メールの削除を依頼しましょう。
何かあったときのために、誤送信の経緯や対処した際の内容なども記録して残しておくと良いでしょう。
（例１）
件名：メール誤送信のお詫び
〇〇株式会社◯◯部
山田太郎 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木花子です。
先程お電話いたしましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします。
本日１１時にメールでお送りいたしましたお見積書ですが、誤って他者様の見積書を添付してしまいました。
大変お手数でございますが、誤ってお送りしました添付ファイルは削除して頂けますでしょうか。
再度、御社様宛てのお見積書をお送り致しますのでご確認下さいますようお願い申し上げます。
私の不手際により、ご迷惑をお掛けしましたことを心よりお詫び申し上げます。
今後はこのようなことがないように細心の注意を払って参ります。
後ほど改めてお電話させて頂きます。
まずはメールにてお詫び申し上げます。
（例２）
件名：メール誤送信のお詫び
〇〇株式会社◯◯部
山田太郎 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木一郎でございます。
先程お電話いたしましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします。
本日１１時にメールにてお送りいたしました資料ですが、「〇〇プロジェクト」の資料を添付するはずが、誤って社内文書を添付してしまいました。
私の不注意によりご迷惑をお掛けしましたこと、誠に申し訳ございません。
大変勝手なお願いでございますが、誤ってお送りしました添付ファイルを削除して頂けますでしょうか。
今後はこのようなことがないように今まで以上に業務に配慮する所存でございます。
至急「〇〇プロジェクト」の資料を添付してお送り致しますので、ご確認下さいますようお願い申し上げます。
後ほど改めて上司の上村とお詫びに伺いたく存じます。
メールにて大変恐縮ではございますが、まずはお詫び申し上げます。
株式会社△△ 営業部
鈴木一郎
（例３）電話連絡後のメール
件名：メール誤送信のお詫び
〇〇株式会社◯◯部
山田太郎 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木一郎です。
この度は本日１３時に送付したメールの添付ファイルについて、私の不手際により混乱を招きましたこと、深くお詫び申し上げます。
大変お手数でございますが、誤って送信したメールと添付ファイルにつきましては、削除して頂きますようお願い申し上げます。
至急、訂正したものを添付ファイルにてお送りいたしますので、ご確認下さい。
今後同様のことがないように反省するとともに、今まで以上に送信前の確認を徹底して参ります。
今後とも変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
この度は誠に申し訳ございませんでした。
株式会社△△ 営業部
鈴木一郎
まとめ
メールは一度送ると削除することが出来ません。
人間なので失敗やミスは仕方のないことですが、心掛け一つで予防することも出来ます。
誤送信を予防するためにも、普段からメール送信の前に内容と送信先をしっかりと確認することを心掛けておきましょう。
また、誤送信してしまった際には、情報が広がるのを抑えたり、大きなトラブルに発展するのを防いだりするためにも、早めの対応が肝心です。
迅速に真摯に対応して、相手の方や会社にこれ以上のご迷惑をお掛けすることがないように配慮しましょう。
特に個人情報や会社の機密情報などの取り扱いには細心の注意を払って、メール送信は慎重に行いましょう。
