仕事上のミスは誰でも経験があることですよね。
自分が犯してしまったミスで社内に迷惑をかけてしまったら、まずは直接口頭で謝罪することが鉄則です。
社内だからといってお詫びメールだけで謝罪を済ませるのは「楽に済まそうとしている」と思われてしまい、かえってあなたへの心証が悪くなります。
やむを得ず口頭で直接謝罪ができない場合は、まず相手に電話かけて謝罪し、その後にお詫びメールを送るようにしましょう。
お詫びメールを送ることで相手の怒りを鎮めることができ、関係を改善することができます。
今回は、社内へ謝罪メールの書き方やポイントと文例についてご紹介いたします。
謝罪は早めに行うことが大切！
お詫びをしなければならないのは、自分に何らかの落ち度やミスがあった時です。
遅刻や欠勤、発注ミスや不注意によるミス、顧客から苦情を受けるなど、上司や同僚に迷惑をかけるだけでなく、場合によっては会社に損害を与えてしまう重大なケースもあります。
まずは、すぐに上司のところに出向き、口頭で報告を兼ねて謝罪をするべきです。
しかし、外出していたり打合せ中だったりすると口頭でお詫びができないこともありますので、そんな時は電話で伝え、メールでお詫びするようにしましょう。
なるべく早く、誠意をもってお詫びの気持ちを伝えることで、相手の怒りを鎮め、関係改善に導くことができます。
自分に落ち度があるか分からない場合は、迅速に事実関係を調べて上司に相談し、自分に落ち度があった場合には素直に非を認め謝罪し、どう対応していくかを説明しましょう。
ビジネスシーンにおいてお詫びとは、単なる謝罪ではなく、「謝罪し反省し、二度と同じミスを起こさないよう今後の対処について説明すること」です。
お詫びメールに必要な３つの文
お詫びメールを書く場合、「謝罪文」と「反省文」と「今後の対応文」の３つの文が必要です。
また、心から申し訳ない・・という気持ちを込めて書くことも大切になります。
まずは「謝罪文」についての言い回しやフレーズを紹介します。
謝罪文
| 申し訳ありません
大変申し訳ございません このたびは大変ご迷惑おかけして、深くお詫び申し上げます 誠に申し訳ございませんでした |
次に「反省文」についての言い回しやフレーズを紹介します。
反省文
| 反省しております
猛省しております 自責の念にかられております 私の不徳のいたすところと猛省しております |
次に「今後の対応文」についての言い回しやフレーズを紹介します。
今後の対応文
| 二度とこのようなことがないよう、肝に銘じます
同じことを繰り返さないよう以後、気をつけます 今後、十分に注意して対処いたします |
社内へのお詫びメールの文例
遅刻した場合
件名：◯◯会社打ち合わせ遅刻についてのお詫び
◯◯部長
お疲れ様です。
△△△△です。
取り急ぎ、ご報告があります。
本日、11時からの◯◯会社との打ち合わせですが、遅刻してしまいました。
総武線の車両故障で電車が止まり、結局約束の時間から20分遅れました。
大事なお打ち合わせでしたので、もう少し早く会社を出れば、遅刻することはなかったと反省しております。
ご担当の◯◯様には打合せの前後にお詫びし、お許しはいただきましたが、 今後このような不始末がないよう、早め早めに行動するよう心がけます。
部長には、先方様から何らかのご指摘をうけ、ご迷惑をおかけするかもしれませんので、取り急ぎ、ご報告申し上げます。
誠に申し訳ございませんでした。
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営業部 ◯◯◯◯
mail: ◯◯◯＠◯◯◯◯.co.jp
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不注意によるミスの場合
件名：資料の紛失についてのお詫び
営業部
◯◯部長
お疲れ様です。
△△△△です。
取り急ぎ、ご報告があります。
このたび、お預かりしていた新企画の資料を、取引先への移動中に 紛失してしまいました。
私の不注意により、課長ならびに関係各位に対し、多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません。
日頃より、文書等の保管について細心の注意を払うように指導していただきながら、このような失態を起こしてしまい、深く反省しております。
二度とこのような失態を繰り返さないよう、以後十分に注意して業務に励みます。
誠に申し訳ございませんでした。
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営業部 ◯◯◯◯
mail: ◯◯◯＠◯◯◯◯.co.jp
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書類提出遅れの場合
件名：出張費精算書類提出遅れに対するお詫び
経理部
◯◯課長
お疲れ様です。
営業部の△△△△です。
さて、このたび、当月25日までに出張費精算書を提出すべきところを27日になってしまったことを深くお詫びします。
経理部の皆様の業務を差し支えることになり、大変お困りになったことと思います。
◯◯課長からも注意され、反省しております。
今後は、出張の翌日には提出するよう致します。
申し訳ございませんでした。
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営業部 ◯◯◯◯
mail: ◯◯◯＠◯◯◯◯.co.jp
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苦情を受けた場合
件名：お客様からのご叱責についてのお詫び
営業部
◯◯部長
お疲れ様です。
△△△△です。
取り急ぎ、ご報告があります。
このたび、お客様対応窓口におきまして私の配慮に欠けた言動によりお客様からご叱責を受けました。
この件に関し、お客様ならびに課長ほか関係者の皆様に大変なご迷惑をおかけいたしました。
誠に申し訳ありませんでした。
お客様への対応には、日々お客様の立場にたつ配慮を怠らないよう常々ご指導
いただいているにも関わらず、このような不始末を起こしましたことを、
心より反省しております。
二度とこのような失態を繰り返さないように、以後十分に注意して業務に励みます。
誠に申し訳ございませんでした。
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営業部 ◯◯◯◯
mail: ◯◯◯＠◯◯◯◯.co.jp
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まとめ
今回は、社内へ謝罪メールの書き方やポイントと文例についてご紹介しました。
仕事上の失敗により謝罪をしなければならなくなった場合、事実関係を明らかにした上でまずは上司に報告を兼ねて詫びる必要があります。
口頭で直接謝罪ができない場合は、すぐに上司に電話かけて謝罪し、その後にお詫びメールを送るようにしましょう。
お詫びメールを送る場合、「謝罪文」と「反省文」と「今後の対応文」の３つの文を入れて書くのがポイントですが、ミスを真摯に受け止め本当に申し訳ないという気持ちを込めて書くように心がけましょう。
