ビジネスでは様々な期限、期日があり、必ず守る必要があります。
しかし、何らかの理由で書類送付や納期が遅れたり、原稿の締め切りにどうしても間に合わなかったりすることもあります。
そのようなときは、取引先やお客様に少しでもご迷惑をお掛けしないためにも早めにお詫びの連絡をしておくことが大切です。
遅れる理由や事情を丁寧に説明して、今後の見通しを伝えましょう。
そこで今回、締め切りに間に合わない場合のお詫びを伝えるビジネスメールについてまとめました。
期日・期限に間に合わない場合はどうする？
まずは早めに電話で連絡を入れる！
締め切り前日になって「どうしても間に合いそうにないので、１日待って欲しい。」「締切日を間違っておりました。」などの言い訳は、相手にご迷惑をお掛けするだけでなく、信頼を失う恐れもあります。
何らかの事情でどうしても期日、期限に間に合わない場合は、間に合いそうにないと分かった時点で早めに先方に連絡を入れましょう。
まずは電話で直接、期日に遅れる理由を伝え、誠意を持って謝罪しましょう。
そして、最大限の努力をしている旨、代替え案や今後の見通しを伝えておきます。
大幅に遅れる場合は、先方の指示を仰ぐことも大切です。
電話が繋がらない際は先にメールで連絡を入れ、後ほど電話を掛け直すと良いでしょう。
更に、直接足を運んで謝罪をすると相手の方に「申し訳ない」という気持ちが伝わりやすく、印象も良いですよ。
期日・期限に遅れる場合のビジネスマナーのポイント！
・早めに電話で遅れる旨を連絡する
・非は素直に認めて、謝罪する
・遅れる理由と見通しを丁寧に説明する
・反省と今後の改善策を伝える
・電話が繋がらない場合はメールを送り、再度かけ直す
期日・期限に間に合わない場合のお詫びを伝えるビジネスメール
計画（案）提出遅れの場合
社内あて例文
件名：〇〇プロジェクト計画（案）提出が遅れております
山田部長
お疲れ様です。
営業部の鈴木です。
４月２日提出期日の〇〇プロジェクト計画（案）についてですが、データの収集に予想以上の時間が掛かり、期日までの提出が難しい状況です。
現在全力をあげてプロジェクトへの準備を進めておりますが、データの収集に当初の予定より２，３日長くかかりそうです。
誠に勝手なお願いで恐縮でございますが、期日を４日までに延期して頂けますでしょうか。
私の力不足で大変ご迷惑をお掛けしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
今後は二度と締め切りに遅れることがないように努めて参りますので、お取り計らい下さいますよう宜しくお願い申し上げます。
書類送付遅れの場合
件名：書類送付の遅れ
〇〇株式会社
営業部 山田太郎様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木です。
この度は、ご連絡頂いておりました書類の送付が大変遅れましたこと、誠に申し訳ございませんでした。
私の不手際でご迷惑をお掛けしましたこと、深く反省しております。
至急、速達にて資料をお送り致しましたので、明日にはお届け出来る予定でございます。
今後このようなことがないように、細心の注意を払って業務に取り組んで参ります。
メールにて恐縮でございますが、まずはお詫び申し上げます。
納品遅れの場合（１）
件名：納品遅れのお詫び
株式会社〇〇
営業部 山田太郎様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇営業部の鈴木でございます。
４月２日にご注文頂いておりました〇〇の納品が期日に間に合わない現状でございます。
想定以上の売れ行きでメーカー側の生産が追い付かず、出荷が遅れている状況です。
貴社には大変ご迷惑をお掛けしておりますこと、深くお詫び申し上げます。
現在、急ぎ手配をしており、遅くとも４月２０日までには納品できる予定でございます。
納品スケジュールが確定次第、改めてご連絡させて頂きます。
メールにて恐縮でございますが、まずはメールにて納品遅れのお詫びとご連絡を申し上げます。
納品遅れの場合（２）
件名：納期遅延のお詫び
株式会社〇〇
営業部 山田太郎様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇営業部の鈴木一郎でございます。
この度、ご注文頂いておりました商品につきまして納期が遅れましたこと、誠に申し訳ございませんでした。
発注ミスという私の不手際で大変ご迷惑をお掛けしておりますこと、深く反省しております。
至急、再度発注手続きを致しましたので、４月１０日までにはお届け出来るかと存じます。
今後二度とこのようなことがないように細心の注意を払って業務に臨む所存でございます。
今後とも変わらぬお引き立ての程何卒よろしくお願い申し上げます。
この度は誠に申し訳ございませんでした。
まとめ
期限、期日は必ず守る必要があります。
しかし、体調不良やパソコンなどの機材の故障でどうしても締切日に間に合いそうにない時もあります。
その場合は、同僚へ交代をお願いしたり、代わりの機材を準備してもらったりして、早めの対応・対策を検討した上で上司に相談し、指示を仰ぐようにしましょう。
会社や取引先、お客様にこれ以上のご迷惑をお掛けしないように、信頼を失わないためにも、迅速に、責任のある言動を心掛けることが大切です。
ミスをした際にどのように対応するかで、今後のビジネスの信頼に大きく関わってきます。
小さなミスが大きなトラブルへと発展するのを防ぐためにも、日頃から誠意ある丁寧な対応を心掛けましょう。
