仕事に追われていて忙しい時は、取引先やお客様へのメールの返信をすっかり忘れていたという経験がある方もいると思います。
メールを貰ってから、かなり日数が経っている場合や相手から督促のメールが来てしまった時にはすぐにお詫びのメールを送りましょう。
取引先の方やお客様へメールの返信が遅れた時のお詫びメールの書き方や例文をご紹介します。
返信遅れの場合のお詫びメールのポイント
気がついた時点ですぐに対処する
返信の督促メールが来ている場合は特に、相手はあなたからの返答が来なくて業務が進められずに困っていると思います。
気がついた時点ですぐに対応しましょう。
すぐに電話で謝罪をしてから、改めてお詫びメールを送ります。
相手の方が不在の場合は返信が遅れた謝罪の件で電話をした事を伝えて貰い、お詫びメールを送ります。
また、上司への報告も同時に行います。
ごまかそうとすると余計に事態がこじれてしまう事も多いので素直に謝罪した方が丸く収まりやすいです。
遅れた言い訳はしない方がいい
返信が遅くなった理由は色々あると思いますが、長々と書くと言い訳っぽくなり謝罪の気持ちが伝わらなくなってしまいます。
ここは潔く、謝罪とメールへの返答のみとした方がいいと思います。
正直に「ついうっかり」や「忘れていた」など書くのは良くありません。
相手もいい気持ちはしないですし、今後のお付き合いにも影響が出てしまうと思います。
返信遅れによるお詫びメールの書き方
件名はシンプルに分かりやすく
お詫びの気持ちを件名にも入れようとすると長くなって、どんな内容のメールなのかが分かりにくくなります。
件名を見てメールの内容がすぐに分かるようにする事がビジネスメールのマナーなので、お詫びのメールでも件名はシンプルにした方がいいでしょう。
本文でしっかりとお詫びするので、件名はシンプルでも失礼にはあたりません。
Re：を付ける場合とRe：は付けずにお詫びメールとして新規メールにする場合と２通りあります。
Re：を外してしまうと相手は以前のメールの返答と気付かない場合や、メールを整理しにくくなる事もあるので、Re:を付けてお詫びという言葉を入れてもいいと思います。
本文の書き方のポイント
返信が遅れたことを謝罪した後、メールで問い合わせを受けている件の返答をします。
相手は返信が遅れた事への謝罪よりも、業務での返答を待っています。
長々とした謝罪文はあまり良い印象を与えないので、すぐに本題に入りましょう。
「取り急ぎ～まで」は使わない
ビジネスメールで「取り急ぎ～まで」はよく目にする文章だと思います。
でもこの「取り急ぎ～」はとりあえず、間に合わせでといった意味があり、雑な印象を与えてしまうので取引先やお客様へのメールには適していません。
社内でも上司や先輩にも使わない方がよく、使ってもいい相手は同僚や後輩です。
「取り急ぎ～」の代わりになる言葉としては、「まずは～申し上げます」「まずは～のみにて失礼いたします」などがあります。
このような文に言い換えると目上の方にも失礼にあたりません。
メールの署名は相手によって変える
メールの終わりには署名をしますが、まだあまり面識のない人に送る場合は【会社名・部署・メールアドレス・URL】程度にしておくのが無難です。
住所や電話番棒などを入れておくとDMなどが送られてくる場合もあるので注意しましょう。
また、付き合いが長い場合でも署名は必要です。
便利なテンプレートもあるので何パターンか登録しておいて社外、社内、など数パターンを作っておくといいと思います。
読みにくい名前の場合は読み仮名も併記するといいでしょう。
返信遅れによるお詫びメールの例文
件名：返信が遅れたことへのお詫び
△△商事
鈴木様
お世話になっております。
株式会社〇〇の佐藤です。
この度は弊社のカタログを請求いただきましたのに返信が遅くなり大変申し訳ございません。
本日、発送させていただきましたので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
お忙しいところお待たせしてしまった事、心よりお詫び申し上げます。
まずはお詫びとご報告にて失礼いたします。
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株式会社〇〇 営業部 第一営業課
佐藤太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL
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まとめ
メールへの返信は忙しくて後回しにすると忘れてしまう可能性が高くなってしまいます。
すぐに返答ができない内容の時は、「～という理由ですぐに返答できませんが、月末には返答ができると思います」のように返答を保留する旨の返信を送るといいでしょう。
返答を待っている立場の相手は、いつ返信を貰えるのか気になっていますから遅くなると忘れているのではと思ってしまいます。
