取引先との連絡には電話よりも後に残るメールの方が多くなり、今ではメールは仕事上で欠かせないツールの１つですね。
日々やり取りしているメールの中には謝罪メールを受け取った事がある方もいると思います。
謝罪メールを受け取った時は、返信はした方がいいのか、返信するとしたらどのような返信をするといいのか悩んでしまいます。
謝罪メールを受け取った時の返信について考えてみました。
謝罪メールに返信は必要なのか
謝罪メールを受け取ったら返信した方がいいのか迷う方も多いと思います。
もし、自分が謝罪メールを送った場合に返信が来なかったらどう感じるでしょうか。
・メールに気が付いていない
・まだミスを怒っている
・返信不要と判断された
このような理由で返信が来ないと予想すると思います。
返信しないと謝罪メールの相手が取引先やお客様だった場合、これからのお付き合いにも支障がでてしまいそうです。
謝罪メールが来た時は
・受け取った事を知らせる
・怒っていない
・これまで通りのお付き合いをしたい
この３つを書いたメールを返信するといいでしょう。
返信のタイミングは早めがいいのでメールを受け取ったらすぐに送りたいですが、無理な場合でもその日のうちに送って下さい。
謝罪メールへの返信のポイント
謝罪メールへの返信を書く時のポイントをまとめました。
あまり長い文章を書く必要はないので、簡潔に「ミスは大丈夫」「これからもよろしく」という事が伝わる文章にするといいでしょう。
上から目線にならないように
ミスは誰にでも起こりうる事でお互い様でもあるからと「お互いいい経験になったと思って」というフレーズや、ミスが起こらないようにと「今後は〇〇していただきたいと思います」などと書きたくなるかもしれませんが、これは部下や後輩には使えますが取引先や社外の方では失礼になってしまいます。
言い方は丁寧ですが、反省を促している文になっており印象はよくありません。
自分にも非があった事を認める
ミスの内容にもよりますが、相手が１００％悪い事はあまり無いと思います。
「こちらこそ配慮が足りず申し訳ございません」「こちらこそ確認を怠ってしまい申し訳ございません」のように自分にも非がある事を認めて謝罪する文章を入れるといいでしょう。
気持ちを素直に書く
普段から親しくしていてお世話になっている取引先であれば、気持ちを素直に書いてもいいと思います。
「ご丁寧なメールをありがとうございます」
「いつもすばやく正確なご対応に感謝しております」
など、取引をしていて思っていた事を書くといいでしょう。
件名は変えなくてもいい
ビジネスメールでは「件名はそのままで返信する」というマナーがあります。
十数年前はRe:を付けて返信するのは失礼だと言われていましたが、今はRe:が付いていたほうが、返信が来たことが分かりやすいとの理由から件名を変えないで返信します。
ただ件名に自分の名前がある場合には次のように変えるといいでしょう。
自分の名前を消して、相手の名前に様を付ける
佐藤様 納品間違いの謝罪です（株式会社〇〇 鈴木）
↓
Re:納品間違いの謝罪です（株式会社〇〇 鈴木様）
自分の名前を削除して文末に
佐藤様 納品間違いの謝罪です（株式会社〇〇 鈴木）
↓
Re:納品間違いの謝罪です（△△商事 佐藤）
謝罪メールへの返信の例文
ミスをした時は謝罪メールを送る前に電話でお詫びをするのが一般的なので、電話で一度謝罪を受けている場合が多いと思います。
その時は電話をいただいた事と、謝罪メールをいただいた事へのお礼もメールに書きます。
今後も仕事のお付き合いをしていく取り引き先やお客様だと思うので、これからよろしくお願いしますという気持ちで書きましょう。
最後の署名は長くお付き合いをしている相手の場合でも省略せずに書きます。
謝罪メールの返信の例文
件名：Re:納品間違いの謝罪です（株式会社〇〇 鈴木様）
いつもお世話になっております。
△△商事の佐藤です。
先程はご連絡いただきありがとうございました。
再度ご丁寧なメールをいただき恐縮しております。
こちらこそ配慮が足りずに申し訳ございません。
日頃から誠実な対応をしていただき、感謝申し上げております。
どうかお気になさらず、今後ともよろしくお願い申し上げます。
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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△△商事 営業部 第一営業課
佐藤太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL
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まとめ
相手から丁寧な謝罪メールが来たとしてもミスの内容によっては納得できない事もあると思います。
でも、もしかしたら次は自分がミスをしてしまうかもしれません。
ミスを責めても元通りになるわけではないので、謝罪メールが来た時は相手が安心するような返信ができるようにしたいと思いました。
