初めての相手にビジネスメールを送る時には、いつも書いているメールと気を付けるポイントが違ってきます。
最初に送るメールは印象を大きく左右するのでいつものビジネスメールマナーも大切です。
今回は、初めてメールを送る時の注意点や書き方についてまとめました。
初めての相手に送る挨拶メール
メールの宛先名
初めての相手に送る時は宛先を一度アドレス帳に登録しましょう。
その時にはそのままメールアドレスを表記せずに相手の方の会社名・所属・役職・氏名を入れます。
氏名の後に「様」を付けるのを忘れないようにして下さい。
相手が返信する時に自分の名前に敬称が付いている事が分かり、初めてのメールで丁寧な印象を与える事が出来ます。
自分が付けたあだ名などで登録してしまうと相手にも伝わってしまいますから気を付けて下さいね。
会社名を書く時は（株）のように省略する事は失礼になるので気を付けて下さい。
個人に送る場合は「様」を付けますが、部署宛・会社宛に送る時は「御中」を付けます。
「様」「御中」を併用する事はないので気を付けて下さい。
警戒されない件名に
スパムメールのタイトルによくあるものとして「はじめまして」があります。
件名に「はじめまして」と書いてしまうとスパムメールを思われて読んで貰えない場合もあります。
紹介者がいる場合は紹介者の名前・自分の名前と会社名を明記すると安心して読んで貰えるでしょう。
多い人では1日に１００通以上のメールをやり取りしている方もいます。
件名で優先順位を付けて読んでいきますから、件名次第で読んで貰えるかどうかが決まると言ってもいいでしょう。
書き出しの書き方
書き出しの部分で初めてのメールである事をしっかり伝えます。
「お世話になります」などは今までお付き合いがあったかのような印象を受けるのでよくありません。
「初めてメールをお送りします 株式会社〇〇の鈴木太郎です」
「突然のメール失礼いたします 株式会社〇〇の鈴木太郎です」
「△△商事の伊藤様よりご紹介いただきました 株式会社〇〇の鈴木太郎です」
このような書き出しが初めてのメールと分かりやすくていいでしょう。
省略しない正式な会社名・所属部署・自分のフルネームと初めてのメールでは相手に正確な情報を示しましょう。
本文の書き方
ビジメスメールのマナーは「分かりやすく簡潔に」です。
伝えたい事がいくつもあったとしても初めてのメールは挨拶だけにするのが一般的です。
確認したい事など、どうしても伝えたい用件がある場合でも１つにしておいた方がいいでしょう。
紹介者がいない場合は何故メールを送ったのかが分かる文章を入れます。
「貴社のウェブサイトを拝見し、メールを差し上げました」
「〇〇誌に掲載された貴社のサービスを拝見しメールを差し上げました」
紹介者のいない初めてメールでも上のような一文があると自社製品に関心があってメールが来た事が伝わると思います。
締めの文章の書き方
メールを受け取った相手に「どんな事を期待しているのか」を伝える事が大切です。
「５月２０日までに返信を」などのように期日を設けたくなりますが初めてメールの相手にはしない方がいいですね。
「興味をお持ちいただけましたら、ご連絡をいただけると幸いです」
「詳しい資料もご用意しておりますので、お返事いただけると幸いです」
「ぜひご検討いただきますようご連絡をお待ち申し上げております」
このように返信をお願いしている文章で締めるといいでしょう。
署名も忘れずに
ビジネスメールでは最後に署名を書きます。
誰から送られてきたのかがひと目で分かり、会社名や連絡先もその場で分かり、名刺のような役割を果たすものなのでメールを受け取った相手も便利です。
何度もメールのやり取りをしている取り引き先であったとしても署名は必ず載せるようにしましょう。
ほとんどのメールソフトで複数の署名を設定しておけるので数パターン登録しておくといいと思います。
中には、会社の宣伝や商品の説明などが入っている署名を見る事もありますが、長すぎる署名には不快感を持つ方も多いので初めての挨拶メールではやめた方がいいでしょう。
社外用の一般的な署名例
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〇〇株式会社
営業部
鈴木太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL
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初めての挨拶メールの例文
件名：△△商事伊藤様よりご紹介いただいた鈴木です。
株式会社〇〇
販売促進部 御中
突然のメール失礼いたします。
貴社のホームページで〇〇事業を拝見させていただましたところ、弊社の△△サービスをご提案差し上げたくご連絡さしあげました。
詳しい資料も用意しておりますので、ご興味をお持ちいただけましたらご連絡いただけると幸いです。
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署名
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まとめ
初めてビジネスメールを送る時の書き方と例文をご紹介しました。
スパムメールと間違われないような件名を付けてしっかりと読んで貰えるようにする事と、簡潔な文章で用件を分かりやすく伝えましょう。
初対面の相手はどんな方かも分からないのでマナーにのっとった失礼のないメールになるように気を付けたいですね。
