ビジネスでは毎日たくさんのメールを送受信します。
社内や社外、取引先やお客様からのメールなど、一日に約４０通のメールを受信すると言われています。
メールを確認する頻度は１日平均１０回以上だとか…
メールで異動の報告や季節の挨拶、御礼など、様々な挨拶メールを受け取ることも多いと思います。
そもそも挨拶メールに返信は必要なのでしょうか。
また、返信する際は件名を変えるべきなのか、色々調べてみました。
挨拶メールに返信は必要？
ビジネスメールで、御礼や報告など、何らかの挨拶メールを受信することは多いと思います。
どんな挨拶メールにも返信は必要です。
一斉メールで送信していたとしても、送り主は、届いているかな？読んでもらえたかな？と気になるものです。
相手に不快な思いをさせないためにも、受け取りました！という旨の返信を必ずしましょう。
人事異動の時期になると「異動のお知らせ」といった挨拶メールが届くこともありますよね。
異動や配属先変更などで、担当者から挨拶メールが来た際には出来るだけ早くメールを返信するようにしましょう。
挨拶メールを頂いたことへのお礼と在任中お世話になった感謝の気持ち、異動先での更なるご活躍を祈る言葉を盛り込みましょう。
異動の時期は挨拶回りや引き継ぎなどで、担当者の方もとても忙しくなります。
確実にメールを見てもらうためにも、異動の挨拶メールを受け取ったら、当日中に返信するのがベストです。
返信は件名を変える必要はない！
新規メールを送る時以外は、ひと目で返信メールだということが分かるように、件名は変えずに「Re:」を残したまま送ります。
毎日大量にメールを受信する中で「Re:」が付いたメールは、即座に返信メールであることを判断出来るので、確実に目を通してもらえます。
例えば相手から「打ち合わせの御礼」「会食の御礼」とメールが届いたら「Re:打ち合わせの御礼」「Re:会食の御礼」として送ります。
「Re:」を消したり、件名を「こちらこそ有難うございました」と変えたりする必要はありません。
それでは、異動の挨拶、御礼の挨拶、年末の挨拶への返信メールの文例をご紹介します。
人事異動の挨拶メールへの返信の文例（取引先宛て）
件名 Re:担当者変更のお知らせと御礼
〇〇株式会社
営業部 山田 太郎様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇、営業部の鈴木一郎です。
この度はご多忙の中、異動のご挨拶を頂きまして誠に有難うございます。
山田様には３年間、弊社の担当をして頂き、的確なアドバイスと迅速なご対応のお陰でいつも仕事をスムーズに進めることが出来ました。
大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
新天地におかれましても、山田様の今後のご活躍をお祈り致しております。
今後とも変わらぬお引き立ての程、宜しくお願い申し上げます。
人事異動の挨拶メールへの返信の文例（上司宛て）
件名 Re:異動のご挨拶
山田部長
いつも大変お世話になっております。
営業部の鈴木一郎です。
この度はご多忙の中、異動のご挨拶を頂きまして誠に有難うございます。
山田部長には入社当時から大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
いつも優しく、時には厳しくご指導下さり、ここまで成長することが出来ました。
新天地におかれましても、山田部長の益々のご活躍をお祈り致しております。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
打ち合わせの御礼メールへの返信の文例
件名 Re:打ち合わせの御礼
株式会社〇〇
総務部 山田太郎 様
いつもお世話になっております。
本日はご多忙の中、ご足労頂き誠に有難うございました。
またご丁寧なメールまで頂きまして恐縮致しております。
山田様からの貴重なご意見とご提案は大変勉強になりました。
早速、明日の社内会議にて検討致しますので、結果がまとまり次第、改めてご報告させて頂きます。
今後とも変わらぬお引き立ての程、宜しくお願い申し上げます。
会食の御礼メールへの返信の文例
件名 Re:会食の御礼です
〇〇株式会社
総務部 山田太郎様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇、営業企画部の田中です。
昨日はご多忙の中、食事会にご参加頂きまして誠に有難うございました。
ご丁寧に御礼のメールまで頂き、恐縮でございます。
会食の場では、貴重なお話をお聞きすることが出来、学ぶことがたくさんありました。
次回の会食でもご一緒させて頂けると幸いです。
今後とも変わらぬお引き立ての程よろしくお願い申し上げます。
このメールへの返信はどうぞお気遣いなさいませんように。
年末の挨拶メールへの返信の文例
件名 Re:年末のご挨拶
〇〇株式会社
総務課 課長 山田太郎様
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇、営業部の鈴木でございます。
ご多忙の中、ご丁寧に年末のご挨拶を頂きまして誠にありがとうございます。
こちらこそ、本年は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
山田様のお力添えにより、無事に〇〇プロジェクトを成功させることが出来ましたこと心より感謝致しております。
来年もお客様サービスの更なる向上に努めて参りますので、より一層の支援を賜りますよう、従業員一同心よりお願い申し上げます。
なお、弊社の本年度の営業は１２月２８日１８時を持ちまして終了となります。
新年は１月４日１０時より営業を開始いたします。
ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
時節柄、ご多忙のことと存じますが、くれぐれもご自愛の上、良いお年をお迎え下さい。
来年も相変わらぬご愛顧を頂けますようお願い申し上げて、年末のご挨拶とさせて頂きます。
まとめ
挨拶メールが来たら、出来るだけ早く返信するのがビジネスマナーです。
短い文でも相手への気遣いが感じられる温かい文面だと、印象もアップしますよ。
年末の挨拶メールは１２月２０日から２５日の間に送るようにしましょう。
挨拶メールは御礼や報告など様々ですが、基本的に返信のポイントは同じです。
件名はそのままに、メールへの御礼と相手への心遣いが感じられる文面にする、今後も変わらぬ付き合いを願う一言で締めることを心掛けましょう。
