今頃の社会人はというとおせっかいな人と思われるかも知れませんが、新入社員だけではなく2・3年生の先輩社会人も仕事に対する心構えというか姿勢というか、ビジネスマナーとして当たり前だと思っていることを出来ない人達が多いように思います。
そのため、新人研修や昇進昇格試験などでもビジネスマナーを範囲に入れて啓蒙するようにしていますが、社会人として仕事をする上で当たり前のことがあります。
教えられなくても社会人として守るべきことがありますので、仕事に対する8つの心構えと3つの行動についてお伝えします。
教えられないけど守るべきビジネスマナー
会社で働く、仕事をするということは業務内容を覚えるよりも仕事をする姿勢が大切になります。
就業時間内は会社の仕事をするという契約のもと、会社から報酬として賃金を毎月もらっています。
当たり前のことですが、始業時間から終業時間までは会社の仕事をしないといけませんが、その時間の中には私用で外出することもあります。
会社の仕事は自分一人で回している訳ではなく、課や部所、会社全体が目標に向かって日々仕事に励んでいるのですから、自分勝手な行動をすることは許されませんし、先輩や上司に一言断りを入れてから席を外すなど社会人として当たり前のことがあります。
基本的なビジネスマナーである8つの心構えと3つの行動についてお伝えします。
8つの心構え
今回、紹介する8つの心構えはオフィスで仕事をする上で同じ課、同じ部所の人だけではなく、違う課・部所の人とも関わることになりますし、社内だけではなく社外の人とも会います。
仕事をまわす上では、チームワークが必要になるため自分だけが勝手な行動をしたり、席を外したりしてどこにいるのか分からない状況を作ることは仕事の姿勢としては好ましくありません。
そこで、オフィス・会社内で働く上で社会人として守るべきマナーを8つ下記に紹介します。
挨拶をする
・出社退社時に挨拶する
・外出時に挨拶する
朝、出社したときには「おはようございます」と挨拶をするのに、外出するときや仕事が終わり帰るときは挨拶をしないで会社を出ることはしません。
外出するときは「◯◯会社に行ってきます」、帰るときは「お先に失礼します」と必ず挨拶します。
帰り支度をする前に周りの人達に「何か手伝うことはありませんか？」と気が利いた一言を言うと社会人として姿勢がいいですね。
席を離れるとき
・先輩、上司にどこに行くか伝える
・机の上の書類などを片付ける
自分の席を離れるときに一言「席を外します」とか「◯◯さんのところに行ってきます」と言わないで席を外しっぱなしにする人がいますが、隣の人や先輩・上司にどのような要件で、誰のところに行くのかを伝えてからいきましょう。
急な会議は入ったり、電話の取り次ぎがあったりしたときにどこに連絡したら良いのか社内にいるとしても明確にしておくことが必要です。
また、席を一時的に離れるときは机の上の書類や資料はすべて片付けてから席を離れるようにします。風や人が通ったときに書類が1枚飛んでいってしまい紛失する可能性もありますし、社外の人が入室してきたときに見られてしまうこともありますので席を離れるときは机の上に片付けます。
ながら仕事をしない
・おしゃべりしながら仕事をしない
・おやつを食べながら仕事をしない
おしゃべりしたり、おやつを食べたりしながら仕事をすることはしません。
周りからすれば、休憩していると感じますし、緊張感を持ちながら仕事に取り組んでいる人からすれば声がうるさいと感じることもあれば、お菓子のニオイを不快に思うこともあります。
休憩するのであれば、休憩室に行っておしゃべりしたり、おやつを食べたりします。
飲み物を机の上に置いて飲みますが、ペットボトルなど倒してもこぼれないように蓋があるものを使うといいです。
万が一、コップを倒して書類が濡れたり、パソコンが壊れたりしたら大事になります。
会社のパソコンを私用利用しない
・会社のパソコンを私用に使わない
・ネット検索、閲覧も私用で使わない
就業前だから、昼休み中だからと言って会社のパソコンを使って私用でネット閲覧をすることはしません。
株やFXなどのネット取引やネットBANKなどにアクセスすることはしてはいけません。
会社のパソコンに履歴が残り、誰かに悪用されることも考えられますし、規則で私用禁止になっていることもあります。
社内での飲み会を開催するのに場所を調べるときは上司に会社のパソコンを使って調べて良いか一言断りを入れておくといいです。
外出するとき
・上司に許可を事前に得る
・ホワイトボードなどに行き先、帰社時間を記入する
・外出するとき挨拶する
営業であればお客様や取引先・得意先訪問で外出することがありますし、新入社員や若手社員は社内で使うものを買い出しに行くこともありますし、経理部は銀行に行くことがありますし、人事・総務は人材採用で人材会社やセミナーなど行くこともあります。
外出するときにはホワイトボードなど皆が共有できるモノに行き先と帰り時間を記入してから出掛けます。
出掛けるときは挨拶を忘れないようにするのと、外出するときは事前に上司に許可を得ることも忘れないようにします。
帰る前に整理整頓する
・書類を整理整頓する
・機密情報は鍵の掛かる場所に収納する
・コップやペットボトルなどの飲み物を片付ける
仕事が終わり会社を出るとき机の上を片付けないで帰ることはしません。
部屋に入室するためにはセキュリティが必要だし、社内以外の人は入ってこないし、明日も仕事の続きをする訳だから片付けないで帰ろうと思わないことです。
書類を紛失したり、重要な情報が漏れたりする可能性がありますので、会社を出るときには書類は整理整頓します。
機密情報は鍵の掛かる場所に収納し、お茶やペットボトルなどの飲み物なども片付けて帰ります。
終業前に帰り支度をしない
・終業時間前に片付けない
・終業時間になってから帰り支度をする
今日は定時に帰ろうと思い、終業時間の5分や10分前から帰り支度をする、ロッカーに行って着替えて終業時間のチャイムを待ってからタイムカードを押してすぐに退社するようなことはしません。
仕事は終業時間までしっかりと行ない、終業時間のチャイムを聞いてから片付けを始めるようにします。
情報漏えいに気を付ける
・機密情報は会社外に持ち出さない
・持ち出すときは会社のルールに従う
仕事が終わらないからと家に仕事を持ち帰って終わらせるということもありましたが、会社の情報は機密情報なので外部に漏れると大変なことになります。
パソコンやスマホが普及し、データを簡単にコピーすることができUSBカードなどに保存すれば膨大なデータを持ち帰り、家でも仕事ができる環境にあります。
でも、そのUSBカードを紛失したらどうでしょう。
極秘情報をネタにゆすられたり、個人情報はリスト会社に売られたりして大変なことになります。
会社の運営ルールに従い、機密情報を扱うときは注意が必要です。
3つの行動
仕事をする上で基本的な3つの行動についてお伝えしますが、基本中の基本のことで、他にも社会人としての行動マナーはたくさんあります。
その中でも、仕事をするときに重要な人間関係を円滑にするコミュニケーション力・チームワークを大切にするための3つの行動をお伝えします。
上司・先輩を敬う
上司や先輩は社会経験も長く、キャリアも積んでいて人生経験が豊富です。
常に教えてもらうという気持ちで接することが大切です。
ただ、尊敬できない人をどうやって敬ったらいいの分からないし、上司や先輩だから敬うというのはおかしいのではないかと思っている人も多いようです。
敬うというのは上位のものとして礼を尽くすという意味ですが、尊ぶは相手の価値を認めて大切にするという意味なので、尊ぶほうが通じるのかも知れません。
業務上のことは許可を得る
勤務時間内の私用はもちろんですが、与えられた仕事以外のことをするときや他部所の役職者に話しを聞きにいくときなど上司に許可を得ていくようにします。
会社によって許可を得る範囲は違いますが、
・就業時間内の外出（仕事用・私用両方）
・欠勤、遅刻、早退、直行、直帰
・現金の取り扱い
・接待するとき、されるとき
・残業するとき
・退社、退職するとき
・出張するとき
など、許可を得るために様々な書類が準備されていますので、その書類を提出して許可を得ることが多いです。
反応的な態度を取らない
上司や先輩を尊敬できない、性格が合わない、意見が違うということから反抗的な態度を取るようなことは避けましょう。
上司や先輩と自分の意見が違うときには、遠慮なく自分の意見を伝えて、納得してから仕事に取り組むという姿勢を見せるようにします。
仕事を振ってくる上司や先輩の意図が分からずに、やりたくないのに、どうして私がと思って仕事をするとミスが重なり怒られる原因になることがありますので、目的や意図が分かれば行動しやすくなります。
自分の気持ちも伝えないで、ただ反抗的な態度を取ると相手の印象も悪くなり風当たりが強くなり職場に居づらくなることもあります。
上司や先輩に可愛がってもらえるような後輩になるほうが仕事をしやすいです。
まとめ
社会人になって働く上で基本的なビジネスマナーを11個まとめました。
私も新人研修を担当していたことがありますが、私たちの新人時代とは違い自分の時間を大切にする、自分を大切にする傾向が強くなってきているように思います。
個を主張するのも間違いではありませんが、会社は社員みんなで目標を達成に向かって仕事をしているのでチームワークやコミュニケーションは大切です。
仕事に対する姿勢は社会人として守りながら、プライベートも充実させるように心掛けていけるといいですね。
