ビジネスシーンにおいて、締め切り直前に取引先からの返事や資料を催促したり、納期を早めてもらうよう依頼する・・など、言いにくいお願いや催促を伝えなければならない場面があります。
特に、締め切り直前になっても資料が送付されない、返事がこない、納品についての連絡がこない場合はこちらも不安になるので、相手に電話やメールなどで連絡を入れてみて状況を確認してみましょう。
今回は、締め切り直前に角が立たないお願いや依頼の仕方と、お願いする時のビジネスメールの書き方と文例についてご紹介します。
角が立たないお願いの仕方とポイント
締め切り直前になっても進捗状況についての連絡が来ない上に資料も提出されてない・・そんな状況だとついイライラついてしまい、角が立つ言葉をメールに書き連ねてしまうことがあります。
そこで相手の感情を逆なでしてしまうとますますスケジュールに支障がでてくる可能性がある為、社会人として冷静に穏やかに振る舞いましょう。
しかし、お願いすべきところや至急連絡が欲しいということをしっかりと相手に伝える必要があります。
お願いメールを書く際に押さえておきたいポイントは4つあります。
| 1. 日頃の感謝の気持ちをのべる
2. お願いをする内容を低姿勢かつ丁重に、しっかり伝える 3. お互いの会社の利益に繋がることを強調する 4. 相手を信頼していることを強調する（あなたしかいない！） |
上記のポイントを踏まえた上でお願いメールを書くようにすれば、自分も相手もきっと気持ちよく仕事が進められるようになるはずです。
書類提出や納品を促したり、商品サンプルのやり直しをお願いする場合でも低姿勢は維持しつつ、「至急」や「本日中」などと期限を記載するようにしましょう。
その後、進捗状況についての報告があったり、資料が提出されたり、納品がなされた場合は、必ず相手に感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
人として礼を尽くしつつ、丁重にお願いする姿勢がビジネスパートナーとの今後の関係を良好に保つ秘訣といえます。
お願いメールの書き方とシーン別文例
資料の提出をお願いする場合
件名：資料提出のお願い（◯◯◯会社 〇〇）
◯◯◯◯会社
営業課 ◯◯様
平素よりお世話になっております。
◯◯◯会社 営業部の◯◯でございます。
先月◯日付にてご依頼いたしました貴社の資料に関しまして、
提出日が近づいてまいりましたので、ご連絡申し上げます。
提出期限：◯月◯日
お忙しいところ申し訳ございませんが、期日までに資料のご提出を何卒お願い申し上げます。
納期を早めることをお願いする場合
件名：納期短縮のお願い
株式会社◯◯◯◯
営業部 課長 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯ 営業部の◯◯です。
現在、着工中の◯◯工事に関してですが、
お客様の意向により元請けから工期を5日間前倒しして欲しいとの
ご依頼を受けました。
私どもで日程調整について掛け合いましたが、難しいようです。
つきましては、現在のスケジュールですと工期内の完成が間に合わない為、
誠に恐縮ではございますが、工期スケジュールを再検討していただくことは可能でしょうか。
ご無理なお願いであることは重々存じておりますが、
ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
入金をお願いする場合
件名：ご入金についてお願い（◯◯◯会社 〇〇）
株式会社◯◯◯◯
営業部 課長 ◯◯様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯ 営業部の◯◯です。
◯月◯日付で請求書をお送りしました◯◯ですが、
振り込み期限の◯日までにご入金が確認できておりません。
何かの手違いということもあるかと存じますが、ご確認の上、至急ご入金
いただけますようお願い申し上げます。
なお､このメールとご入金が入れ違いになりましたら何卒ご容赦くださいませ。
まとめ
今回は、締め切り直前に角が立たないお願いや依頼の仕方やポイントや、お願いする時のビジネスメールの書き方と文例についてご紹介しました。
お願いや催促をする場合は、相手への配慮を忘れず、角が立たないよう丁重に低姿勢でのぞみましょう。
しかし、ビジネスパートナーである以上は馴れ合う必要は無く、しっかりと相手に要求するべきところは要求することが大切です。
