人事異動での挨拶メールは上司や同僚などの社内からだけではなく、取り引き先などの社外からも届きますし、大きな会社では直接面識のない方から一斉メールで届く事もあります。
一斉メールでは返信した方がいいのか迷う事もあると思いますが、今後の仕事をやりやすくする上でも返信した方がいいようです。
異動の挨拶メールを受け取った時の返信の書き方やポイント、例文をご紹介します。
人事異動の挨拶メールへの返信
組織に所属している社会人の方は人事異動の挨拶メールを受け取った事があると思います。
一斉送信されている時などは返信するべきかどうか迷う事もあるかもしれません。
異動の挨拶メールには引き継ぎなどの業務連絡の意味もありますから、どのような場合でも返信した方がいいでしょう。
今は一緒に仕事をする機会が無くても、今後はその機会もあるかもしれませんし、今後の為にも挨拶メールの返信は忘れないようにしたいですね。
構成の基本
挨拶メールへの返信は次のような４つの構成にすると書きやすくなります。
あまり短いのもそっけないですが、長すぎるのも異動の準備などで忙しい相手の方に迷惑になります。
挨拶メールをいただいたお礼
まず、人事異動の挨拶メールを貰った事へのお礼の言葉を書きます。
たとえ、一斉送信だったとしても連絡をくれた事に対するお礼の言葉を入れるのがビジネスメールのマナーです。
・お忙しいところご連絡をいただきまして、ありがとうございます
・ご多忙のところ異動のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます
お世話になった事へのお礼
次に在任中にお世話になった事へのお礼の言葉を書きます。
大きな会社では一度も一緒に仕事をした事が無い方からも挨拶メールが一斉送信されて来る場合もあり、今は一緒に仕事をする機会がないかもしれませんが関節的にはあると思います。
・田中部長には入社当時から長い間大変お世話になり感謝しております
・佐藤様にご担当いただき私どももスムーズに仕事を進める事ができました
新しい場所での活躍を祈る言葉
相手の方は異動することに不安を感じている場合もありますから、返信にはエールを込めて送りたいですね。
もし、自分が転勤する立場だったら「応援している」という内容のメールは嬉しいものだと思います。
新しい部署でも頑張ろうと思えるような言葉を入れて相手に喜んで貰えるようなメールを送りましょう。
・新任地でも益々ご多忙のことと存じますがいっそうのご自愛とご活躍をお祈りしております
・新しい部署におかれましても佐藤様が益々ご活躍される事を心よりお祈り申し上げます
結びの言葉
メールの最後の言葉で「取り急ぎ～まで」という言葉を見かける事があります。
この言葉は省略して用件だけ伝える時の言葉で「とりあえず急いで」という意味があります。
とりあえず、なので目上の人に使用すると失礼にあたりますし、取り引き先の方にも使用しない方がいいでしょう。
・今後共変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます
・末筆ではありますが、これからのご活躍お祈り申し上げております
件名はそのままで
相手の方は挨拶への返信をたくさん受け取っているはずです。
件名を変えてしまうと他の用件があると思われるか、スパムメールと思われる場合もありますからRe：を付けてそのままの件名で返信します。
自分の名前や相手の名前が件名に入っている時はRe：を付けたままで自分の名前を削除して相手の名前に「様」を付けるといいでしょう。
具体的なエピソードを１つ入れる
相手との具体的なエピソードを入れると心のこもったメールになります。
一言エピソードを入れて文面も和らぎますし、「ありがとうございます」だけでは事務連絡のように感じてしまいます。
・仕事に行き詰まっていた時には励ましていただいた事は本当に感謝しております
・〇〇の打ち合わせの時にはご迷惑をおかけしたにも関わらず快く引き受けて下さった事、大変感謝しております。
返信のタイミング
異動の挨拶メールには業務連絡の意味もあるので相手の方はメールがちゃんと届いているかも気になっていると思います。
返信が遅れると「何か失礼があったのでは」と不安に思う事もあります。
ビジネスメールにはメールの返信はなるべく早く、２４時間以内には返信をするというマナーもあるので挨拶メールを受け取ったらすぐに返信しましょう。
夜に受け取った場合は翌日の朝一番に返信しても大丈夫です。
宛先には注意する
メールを書き終わって送信する前には宛先をもう一度確認しましょう。
一斉送信されている場合は送信者のみに返信しなければ、知らない人にもメールを送りアドレスを公開する事になってしまいます。
人事異動の挨拶メールへの返信の例文
取り引き先など社外の場合
取り引き先の方が異動される時は担当者が変わるという事になるのでそのための引き継ぎの連絡もあると思います。
すぐに返信をして業務が滞らないようにしましょう。
返信の例文
件名：Re：人事異動による業務引き継ぎの件
株式会社〇〇
佐藤様
お世話になっております。
△△商事の鈴木です。
先程は異動のご連絡をいただきありがとうございました。
こちらこそ、これまで同様ご愛顧いただきますよう改めましてお願い申し上げる次第です。
〇〇企画の打ち合わせの件では色々とご指導いただきまして勉強になりました。
新任地におたれましてもお元気でますますご活躍されますよう心よりお祈り申し上げております。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
社内の場合
気心のしれた親しい間柄の方には自分らしい言葉で送ってあげると喜ばれるでしょう。
上司や同僚には自分らしい言葉とエピソードを添えるといいと思いますが、あまり長くならないように注意して下さい。
返信の例文
件名：Re：人事異動のご報告
佐藤部長
この度は異動のご連絡をいただきましてありがとうございます。
２年間、佐藤部長には大変お世話になりました。
仕事に行き詰まっていた時には食事に連れて行って下さり、励ましていただいた事は今では暖かい思い出となり大変感謝しております。
新しい部署に行かれましてもお元気でますますご活躍されますよう心よりお祈り申し上げております。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
まとめ
遠い地域に転勤になる場合などはしんみりした文章になってしまいそうですが、気を付けてポジティブに送りましょう。
挨拶メールには「これからは違う部署で仕事をする事になりますが、今後一緒に仕事をする機会もあるでしょうからこれからもよろしく」という気持ちが込められているものです。
こちらも、「これからも今まで通りによろしく」という気持ちを込めて返信しましょう。
もし、なんの挨拶もなく異動してしまったら寂しい気持ちになりますし、知らない間に異動していたという事になると信頼関係も危うくなってしまいます。
取り引き先の異動の挨拶メールには担当が変わるなどの業務連絡メールという意味もありますからすぐに返信しましょう。
