仕事でたくさんのビジネスメールを送る時に気を付けている事はどんな事でしょうか。
メールの件名はちょっとした工夫や心遣いで相手に分かりやすくなり、後から検索したときにメールを整理しやすくなります。
また、初めてメールを送る時に迷惑メールと間違われないようにする為には社名を入れるのがいいでしょう。
ビジネスメールで件名に社名を入れるのはどのような場合か、社名を入れた件名の書き方などをご紹介します。
件名に社名を入れるの？
お付き合いのある取り引き先の場合は件名に社名を入れる事はありませんが、件名に社名を入れた方がいい場合もあります。
それは、初めてメールをする時です。
初めてメールを送る相手の場合は件名に社名と自分の名前を入れて送った方がいい場合もあります。
初めてのメールで社名を入れた方がいい理由
・スパムメールと間違われないため
・メールアドレスだけでは誰から来たメールが分からないため
上のような理由から初めてメールを送る場合は件名に社名と自分の名前、紹介者がいる場合は紹介者の名前も入れるのもいいでしょう。
初めてのビジネスメールの件名はどう書く？
件名にはメールの内容を分かりやすくして入れますが、初めてメールを書く時は挨拶だけの場合が多いと思います。
「はじめまして」というタイトルはスパムメールに多いので間違われてしまいますから避けた方がいいでしょう。
件名に会社名と自分の名前を書いて怪しいメールではない事がすぐにわかるようにしましょう。
【ご挨拶】のようにカッコを用いると強調されるので見やすい件名になります。
初めてメールでの件名例
件名：【ご挨拶】△△商事の鈴木太郎と申します。
件名：株式会社〇〇佐藤様よりご紹介いただいた【△△商事の鈴木】です。
１日に１００通以上もメールをやり取りしている方も多く、件名を見てどのメールから開封するか優先順位を付けていますから、誰から来たのか分からないメールはいつまでも開封されないですし、ずっと未開封のままという事にもなりかねません。
初めてメールをする時に開封の優先順位を上げるには件名に社名・自分の名前を入れておく事です。
初めてメールではない時に社名を入れたい時
初めてメールではない場合に社名を入れる事はほとんどないと思いますが、場合によっては件名に社名を入れる事もあるでしょう。
その場合もカッコを使うとスッキリと見やすい件名になります。
件名に社名を入れる場合の件名例
件名：お疲れ様です【△△商事 鈴木です】
件名：資料送付の件【△△商事営業部】
相手の社名を入れる場合
件名：株式会社〇〇営業部 御中【資料送付の件】
担当者が分からない場合は会社名に「御中」を付けて送ります。「御中」は会社などの団体・組織宛に送る時に付けるもので個人には使用しません。
個人に送る時は「様」を付けましょう。
分かりやすい件名とは
ビジネスメールのマナーとして分かりやすい件名にするというものがあります。
分かりやすい件名とは件名を見ただけでメールの内容が大体分かるようになっている事です。
分かりやすい件名はスパムメールと間違われる事もないですし、急ぎの用件の時は他のメールより優先的に開封して貰えます。
返信の時は
返信メールという事が分かりやすいようにRe：を付けたままで返信します。
数年前のビジネスメールマナーではRe：は付けないで件名も変えるとなっていましたが、今ではメールの内容が分かりやすいようにする事が大切なので「Re：を付けて件名は変えない」というのが一般的です。
だた、中にはまだRe:を付ける事が失礼だと感じる年配の方もいます。
相手に合わせるのもビジネスマナーとして大切なので、相手が返信の時に件名を変えてくるようであれば合わせておく方がいい場合もあります。
何度も返信を繰り返してRe：が何個も付く場合はRe：を１つだけ残して（５）のようにRe：の数字を入れるといいでしょう。
自分の名前が入っている時は
返信する時にRe：を付けてそのまま送信しようとすると自分の名前に様が付いて入っている場合もあります。
自分の名前に様が付いて相手の名前がそのままの状態では送りにくいですね。
その場合は自分の名前を削除して相手の名前に様を付けて送りましょう。
件名：株式会社〇〇 佐藤様【資料送付の件です】△△商事 鈴木
↓
件名：Re：【資料送付の件です】△△商事 鈴木様
署名も忘れずに
件名に社名と自分の名前を入れても最後の署名も忘れずにしっかりと書きましょう。
ビジネスメールでは最後に署名を入れる事がマナーですし、署名は名刺の役割も果たしてくれます。
署名の例
初めてメールを送る時の署名は会社名・所属部署・自分の名前・住所・電話番号・FAX番号・メールアドレス・URLをすべて書きますが、まだ取り引きする事が決まっていない場合や相手が信用出来るかどうか分からない時はすべて知らせない方がいい場合もあるので、相手を見極めて署名を送って下さい。
付き合いが長い取り引き先の場合は署名が長くなると迷惑になる事もあるので会社名・自分の名前だけ、などの省略した署名を送る場合もあります。
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株式会社〇〇
営業部第一営業課
鈴木太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL
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まとめ
ビジネスメールの件名に社名を入れる場合の書き方などについてご紹介しました。
プライベートでは何度もメールをしていて慣れていてもビジネスメールではマナーもありますし、初めて書く時は悩みながら時間をかけて書いていたと思います。
特に件名はメールの内容を分かりやすくしたり、読む優先順位が決まったりするので気を使います。
分かりやすくマナーにのっとったビジネスメールを送りたいですね。
