取引先に質問や問い合わせをしたい時、電話ではなくビジネスメールを書いて送ることがあります。
ビジネスメールの件名は見ただけで内容が分かるよう「短く・簡潔に」書く必要がありますが、質問や問い合わせをしたい時はどのようにかけば良いか迷うことがありますよね。
今回は、取引先に質問や問い合わせをしたい時に送るビジネスメールの書き方と例文についてご紹介します。
ビジネスメールを送る際に気をつけることは
ビジネスメールを送る際に大切なのは、短く・簡潔に・用件をわかりやすく書くことです。
そして、ビジネスマナーを守り丁寧語を使い、質問の際によく使われる「？」などのマークは使わずに「。」で終わる文章にするのが基本です。
ビジネスメールを大まかに分けると、「件名」・「本文」・「結び」・「署名」になります。
質問や問い合わせメールの件名の書き方
よくある「件名」の失敗例ですが、「重要」や「質問です」などの曖昧で短すぎる件名はスパムメールと間違えられてしまい、読まれずにゴミ箱行きになってしまう可能性大です。
特に「件名」は見た目で送信者と用件がわかるよう、必ず、自分の会社名や名前などを書いておくと良いでしょう。
| 例1：◯◯◯サービスの運用開始時期についてお尋ねします（◯◯会社 氏名）
例2：△△製品の在庫状況について質問がございます（◯◯会社 氏名） 例3：お見積書の記載内容について質問があります（◯◯会社 氏名） |
メールを返信するときに自動的に付く「Re:」ですが、消さずにそのまま返信する方が相手にわかりやすくなる為、返信する際は「Re：」は消さないようにしましょう。
ただし、何度もメールを返信していくと「Re:」が増えていき件名が分かりづらくなるため、長くなりすぎた場合は件名を変えましょう。
質問や問い合わせメールの本文の書き方と例文
１．書き出し方と例文
本文には、まず「相手の名前+様」を書いた後に書き出し文を書くと良いでしょう。
本文時候のあいさつは必要ありませんが、「いつもお世話になっております」の書き出し文がよく使われています。
この書き出し文の後に自分の会社名や名前などを書くようにします。
| ◯◯◯株式会社
◯◯様 いつもお世話になっております。 ◯◯会社 ◯◯です。 |
| ◯◯◯株式会社
◯◯様 突然のメール失礼致します。 ◯◯会社 ◯◯部の◯◯と申します。 |
| ◯◯◯株式会社
◯◯様 ご無沙汰しております。 ◯◯会社 ◯◯部〇〇です。 |
２．本文～結びの書き方と例文
ダラダラと長い本文は相手にとって読みづらさを感じるものです。
質問や問い合わせは1つか多くても2つまでに絞るようにしましょう。
なお、質問を書く前に一言「お忙しい中、失礼いたしますが確認したいことがございます。」、「ご多忙の中、お手数をおかけしますが◯◯の件について質問がございます。」などと相手を配慮するような言葉を入れておくと好印象ですよ。
最後に締めくくる為の結びの文章も、相手が返信を出したくなる気持ちになるよう、「お手数ですが、ご返信をお待ちしております。」や、「ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします。」などの気遣い言葉を選んで締めくくりましょう。
| お忙しい中、失礼いたしますが確認したいことがございます。
◯◯◯について質問がございます。 １．◯◯・・・・。 ２．◯◯・・・・。 お忙しいところお手数をおかけし申し訳ございませんが、ご回答をお待ちしております。 何卒宜しくお願い致します。 |
| ご多忙の中、お手数をおかけします。
先日、問い合わせた◯◯◯◯の商品について質問がございます。 １．◯◯◯個を注文する場合の納期について ２．◯◯◯個を注文する場合のお見積り金額について 以上になります。 お手数をおかけいたしますが、ご返信をお待ちしております。 よろしくお願いいたします。 |
３．署名の書き方と例文
ビジネスメールでは、メール本文の最後に署名を記載することがマナーです。
名刺の代わりになるものなので、メールソフトで本文の最後に載せるように設定しておきましょう。
殆どのメールソフトで複数の署名を登録することができるので、社内向け、社外向けなどの署名を予め設定しておくと良いでしょう。
| 署名の例：
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まとめ
今回は、取引先に質問や問い合わせをしたい時に送るビジネスメールの書き方と例文についてご紹介しました。
ビジネスメールは「件名・本文・結び・署名」で構成されていますが、それぞれを「短く・簡潔に・用件をわかりやすく書くこと」が大切になります。
特に、本文の締めくくりには「大変お手数ですが・・」、「ご多忙の中、大変恐縮ですが・・」など、相手を気遣う文章を入れると好印象を与えることができますよ。
