取り引き先などに資料を送付する場合は前もってお知らせのメールを送りましょう。
前もってメールを送っておくと、届いているか確認も出来るのでミスやトラブルを防ぐ事も出来ますし、資料を待っている相手もいつ届くのかが分かるので安心して貰えます。
社内では上司に報告書などをメールの添付ファイルで送る事も多いと思います。
資料や書類を送付する時のメールの書き方と例文をご紹介します。
件名はシンプルに
ビジネスメールではメールの内容が分かりやすい件名にします。
「お疲れ様です」「先日はありがとうございました」などの件名はメールの内容が分からないですし、迷惑メールと間違われて開封されない場合もあるので避けた方がいいでしょう。
資料を送付する時のお知らせメールもすぐに解るようにしますが、資料を添付している場合は件名に入れるといいでしょう。
資料を郵送などで別送している場合も件名に入れるとわかりやすいと思います。
資料送付の件名例
件名：資料送付のご案内【郵便にて別送です】
件名：資料送付の件です【添付ファイルあり】
本文を書く時のポイント
メールの本文は次の事を分かりやすく書きます。
最後の資料の問い合わせ先がメールを送った人と違う場合ははっきりと書いて下さい。
・送付した日付
・到着予定日
・送付した資料の内容
・返送する書類の有無
・資料の問い合わせ先を明記する
取り引き先にメールに添付して送付する場合のメール
ファイル名にも注意して、何のファイルかがすぐに分かる名前を付けて添付します。
添付ファイルパスワードがあればそれも記載してパスワードは別のメールで送ります。
これは万が一誤送信してしまった場合に備えるためです。
社外に送る資料はPDFに変換して送る
社外に送る資料はPDFに変換して送る場合が多いですが、会社によって違いがあるかもしれないので上司に確認した方がいいでしょう。
PDFに変換して添付する事には次のようなメリットがあります。
・請求書や重要書類も編集出来ないので安心して送れます。
・WordやExcelの場合はバージョンの違いによってファイルを開けない場合があります。
・WordやExcelがインストールされてなければ相手は見ることが出来ません。
・ファイルの容量が小さくなり、送れない、重すぎて開きにくいという事を防ぎます。
添付ファイルでの資料送付のメールの例文
件名：見積書送付の件【添付ファイル有】
株式会社〇〇
佐藤様
いつもお世話になっております。
△△商事の鈴木です。
先日お問い合わせいただいた資料を添付ファイルにて送付いたします。
記
１、〇〇のカタログ
２、〇〇の見積書
以上
お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせ下さい。
–––––––––––––––––––––––––––––––
△△商事 営業部
鈴木太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL
–––––––––––––––––––––––––––––––
取り引き先に資料を郵送で別送する場合のメール
資料が相手に届いてからメールを送るのでは意味が無くなってしまいますから、資料を発送した日にお知らせメールを送りましょう。
郵便か宅配業者なのか、いつ頃到着予定かもお知らせするといいですね。
”ご査収（ごさしゅう）”はビジネスメールでよく見かける言葉ですが、「よく確認して受け取って下さい」という意味があります。
別送で資料送付の場合のお知らせメールの例文
件名：資料送付のご案内
株式会社〇〇
佐藤様
いつもお世話になっております。
本日、郵便にて下記資料を発送いたしましたのでご報告申し上げます。
１、〇〇の納品書
２、〇〇の請求書
５月１３日に到着予定となっております。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、本メールアドレスまでご連絡をお願いいたします。
–––––––––––––––––––––––––––––––
署名
–––––––––––––––––––––––––––––––
上司に資料を送付する場合
メールの宛名は社内では役職名を使わず「様」「さん」で統一している場合や、部長までは役職を付けてそれ以下の場合は「様」「さん」にするなど社内で決めている場合などがあるようです。
決まりがある場合はそれに従えばいいのですが、決まりがない場合は役職を付ける、役職がない社員は「様」を付けるのがいいでしょう。
社内メールでは、最後の署名や社外メールのような丁寧な挨拶文などは必要ありません。
内容を簡潔にまとめた短くて分かりやすい文章で送りましょう。
親しくしている同僚でも社内メールはビジネスメールですから、プライベートな内容にならないよう気を付けたいですね。
上司に資料を送付する場合のメールの例文
件名：プレゼン資料の件です【添付ファイル有り】
営業部
佐藤部長
お疲れ様です。
先般ご指示いただきました△△商事へのプレゼン資料が完成いたしましたのでご報告申し上げます。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
鈴木
まとめ
資料を送付したら終わりではなく、その後ちゃんと相手の方に資料が届いているか確認しましょう。
資料送付のメールを送ると受け取った方からも反応があるのでちゃんと届いたかどうかが分かります。
また、宛先にも注意して、重要な資料を添付した場合は特に誤送信しないように注意しましょう。
