仕事でメールをやり取りする事は多いと思いますが、相手から返信が来なくて困る時ってありませんか？
「返信はまだ？」と聞きたいですが、そういう訳にもいきません。
相手の気持ちを害さずに返信を催促するにはどんなメールを書くといいでしょうか。
返信を催促する時のメールの書き方をご紹介します。
催促メールを送る前に確認しよう
自分はちゃんとメールを送っているか、送ったメールは何日前なのかを確認しましょう。
送ったつもりでも実は送っていなかった、自分が思い違いをしていて送ってからまだ１日しか経っていなかった場合もあります。
また、返信を貰っているのに気が付いていない場合もあります。
Re：が付いていなくて件名も変わっているかもしれないので、もう一度受信メールを確認しましょう。
催促メールを送った後に気が付いたのでは遅く、相手に失礼ですから催促メールを送る前にしっかり確認しておきましょう。
催促メールを書く時に注意する事
感情的にはならない
感情的になって相手の気分を害しても仕事上のメリットは１つもありません。
ミスは誰にでもある事ですし、次回は自分がミスをしてしまうかもしれません。
催促の理由を明確に書く
なぜ返信が早く欲しいのかを明確に書くと感情的にはならず、スマートに催促出来ます。
例えば「締め切りが４月１３日なので前日までにご返答いただけますようお願い申し上げます」などと具体的な理由と日付を書くといいでしょう。
どんな内容だったかをもう一度書く
もしかしたら相手はすっかり忘れているかもしれません。
何日に送ったメールか、どのような内容だったかをもう一度書きましょう。
件名でも催促メールと分かるように
以前送ったメールと同じ件名を付けた後や前に【再送】を付けると催促メールであることが件名だけで分かると思います。
他には【ご確認】も再送より柔らかい印象になっていいと思います。
行き違いの可能性も
サーバーの不具合でメールが届いていない場合もあると思います。
メールの最後に「本メールと行き違いの場合はご容赦下さい」という一文を書いておくといいでしょう。
催促メールの例文
見積書催促メールの例文
件名：【再送】お見積書ご送付の件
株式会社〇〇
田中様
いつもお世話になっております。
△△商事の佐藤です。
◯月◯日、メールにてご依頼いたしましたお見積書の件についてご連絡申し上げます。
お見積書をお送りいただけるとの事でしたが、本日まで弊社に届いていないようです。
恐れ入りますが、ご確認の上ご連絡いただけますようお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮なのですが、◯月◯日までにご返答をお願いいただけますでしょうか。
なお、本メールと行き違いでご連絡いただいておりましたら申し訳ございません。
ご連絡をお待ちしております。
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署名
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納期確認の催促メールの例文
件名：【ご確認】〇〇の納期の件
株式会社〇〇
田中様
いつもお世話になっております。
△△商事の佐藤です。
さて、〇日にメールにてお願いしておりました〇〇の納期のご確認の件はいかがでしょうか。
こちらの都合で大変恐縮なのですが、〇日が弊社の締め切りとなっております。
ご多用中のところ申し訳ございませんが、今週中に返信いただけますようお願い申し上げます。
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署名
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入金催促の例文
件名：【再送】ご入金の件
株式会社〇〇
田中様
いつもお世話になっております。
△△商事の佐藤です。
５月末日にてご請求申し上げました〇〇の代金について本日現在ご入金の確認が出来ておりません。
お支払いの期日からすでに２週間が過ぎておりましたので、ご連絡差し上げました。
恐れ入りますが、お調べの上お支払いいただきますようお願い申し上げます。
本メールと行き違いでご入金いただいていた場合は失礼をご容赦下さい。
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署名
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上司から返信が来ない時
上司から「チョット待って」と言われて、いつまで待っても返信が来ない時ってありますよね。
催促しなければこちらの仕事も進まないので勇気を出して催促しましょう。
書き方のポイントは取り引き先と同じように、催促しなければならない理由を具体的に伝える事です。
件名も変えずにそのままにして、催促である事が分かるように【ご確認】を付けるといいでしょう。
上司から返信が来ない時は忘れている場合が多いので最初に送ったメールの日付を書くと上司も思い出しやすくなります。
社内メールでは最後の署名は書かず、名前のみにして、用件も簡潔に短くまとめます。
上司への返信催促メールの例文
件名：【再送】〇〇のご報告
佐藤部長
お疲れ様です。
さて、５月１８日に送付した〇〇の件はその後いかがでしょうか。
お忙しところ恐れ入りますが、メールをご参照の上ご連絡いただけると幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
田中
まとめ
取り引き先や上司など気を使う相手の時は催促メールを送っていいのか、送るとしたらどんな文章にする相手を不快にさせないのか悩みますよね。
最初のメールに工夫をして催促メールを送らなくてもいいようなメールの書き方をするという方法もあります。
「◯月◯日までに返答いただけますようお願い申し上げます。」などと日にちを明記して、この時に実際の締め切りよりも３日程度早めの日付を書きます。
そうすればメールの返信が遅くなってもイライラせず、余裕を持って催促メールを送る事が出来ます。
最後はお忙しいところなど相手を気遣う文を入れて相手の気分を害さないような催促メールを送りましょう。
