ビジネスメールで催促のメールを送ることがあるかと思いますが、催促のメールが届くこともありますよね。
病休中や長期の出張、パソコンの不具合など、何らかの事情でメールを見られなくて、気付いた時には取引先やお客様から催促メールが入っていた！なんて経験をした方もいらっしゃると思います。
催促メールが届くということは相手が迷惑していたり、怒っていたりする可能性もありますので、真摯に対応することが大切です。
そこで今回、催促のメールが届いたときの返信の仕方や例文についてご紹介します。
催促メールが来たらどうする？
ビジネスでは、メールが届いたら当日中または遅くとも翌日に返信するのがビジネスマナーです。
しかし、病休中や出張、パソコンの不具合など、何らかの事情でメールを確認できずに返信が遅れる場合もありますよね。
もし、相手の方から催促メールが来たら、早急に返信しましょう。
まずは、メールが遅れたことへのお詫びを伝え、メールへの返答を行いましょう。
すぐに返答できない場合や納期に間に合わない場合は、何日までに返答できるかを伝えておきましょう。
返信が遅れた理由や返答が遅れる理由・状況を説明しましょう。
説明となると長文になりがちですが、あまりにも長い文章だと言い訳がましく感じて、返って相手に不快な思いをさせる恐れがあります。
内容はシンプルで正直に、丁寧な文章で、誠実に対応することが大切です。
催促メールへの返信のポイント
・気付いた時点で早急に返信する
・メールが遅れたことへの謝罪をする
・メールへの返答をする
・返信や返答が遅れた理由や状況を伝える
・丁寧に、誠実に対応する
催促メールが来た時の返信の例文
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇営業部の前田でございます。
ご連絡頂いておりましたカタログ送付の件についてお返事が遅くなりましたこと大変申し訳ございません。
４月１０日（火）午前１０時頃から４月１１日（水）午前８時まで弊社で使用しているメールサーバーがダウンし、メールの送受信が出来ない状況になっておりました。
現在、サーバーが復旧いたしましたので通常通り送受信が可能となりました。
ご請求頂きましたカタログと価格表につきましては至急お送りさせて頂きました。
ご査収のほど宜しくお願い申し上げます。
この度は、ご迷惑をお掛けし誠に申し訳ございませんでした。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう宜しくお願い申し上げます。
すぐに返答できない場合は？
いつも大変お世話になっております。
〇〇担当の前田でございます。
ご連絡頂いておりました〇〇の件について、お返事が大変遅くなりましたこと深くお詫び申し上げます。
〇〇の納品につきましてですが、現在メーカーからの入荷が大変遅れている状況でございます。
納入時期については４月１０日頃になるかと思います。
明日中には配送スケジュールを回答出来るかと思いますので、今しばらくお待ち頂きますよう宜しくお願い申し上げます。
ご迷惑をお掛けして大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。
相手が怒っている可能性もあり！
催促メールが来るということは、こちらの返信が遅いためです。
そのため、対応の遅さに相手が怒っている、迷惑をしている可能性もあります。
メールの返信や返答が大幅に遅れた場合は、電話もしくは直接顔を合わせるなどして、遅れた理由や状況を説明し、謝罪した方がいいでしょう。
メール一つで大切なビジネスチャンスを失わないためにも、信頼を失わないためにも、非は素直に認め、真摯に対応しましょう。
まとめ
ビジネスメールは信頼関係に大きく影響を及ぼします。
催促メールが届くことがないように、メールは入念にチェックしておきたいですね。
送信後は、送信ボックスを確認して送信済みであるかどうかを確認しましょう。
何らかの事情があって返信が遅れた際には素直に謝罪し、遅れた理由を伝えて、メールへの返答をしましょう。
ビジネスメールは仕事や人間関係を円滑に進めるために大切なツールです。
メール一つで印象が大きく変わるので、日頃から丁寧で誠実な対応を心掛けておくことが大切です。
