就活やインターンシップで初めて社会人としてビジネスメールを経験すると思いますが、初めてのビジネスメールはどのように書いたらいいのか悩んでしまうと思います。
プライベートでのメールは慣れていても仕事でメールをする時はビジネスメールマナーというものがありますから、今後の為にもしっかりと覚えておきましょう。
ビジネスマナーにのっとったメールを送って採用担当者の印象も良くしたいですね。
就活でメールをやり取りするのは面接の日程を連絡する時が初めての場合が多いと思うので、面接日程の連絡メールが来た時の返信の書き方やポイントとメールの例文をご紹介します。
就活メールの書き方
件名はメールの内容が分かるように！
ビジネスメールでは件名にメールの内容が分かるように書きます。
例えば「ありがとうございます」や「はじめまして」ではどのような内容のメールか分かりませんし、「もしかしたら迷惑メールかも」と思われて開封されない事もあります。
面接の日程を決めたい場合は「面接日程の件」や「面接時刻の確認です」など内容がすぐに分かる件名にします。
差出人の設定を確認しよう
自分の名前・メールアドレスは表示されるように設定しているか確認しましょう。
ニックネームになっていたり、苗字だけがローマ字で表示される設定になっていたり、空欄の場合もあります。
誰から来たか分からないメールは後回しになり読んで貰えない可能性もありますから、フルネーム（漢字）で表示されるように設定を確認しましょう。
宛先の設定と登録にも注意して
宛先は間違えを防止するために１文字ずつ入力したりせずに、コピー・ペーストで入力します。
アドレスを登録する時には登録名にも気を付けて下さい。
相手に届いた時にどのように登録しているか分かってしまうので、敬称を付けて登録して下さい。
登録名は「株式会社〇〇人事部採用担当者様」でいいと思います。
担当者の名前が分かっている場合は「株式会社〇〇人事部採用担当者〇〇様」もいいでしょう。
本文を書く時のポイント
本文の始めは相手の社名・部署名・氏名を書きます。
社名を（株）のように省略しないように気を付けて下さい。
次に、挨拶と学校名・名前を書きます。
確認したい事など複数の情報を書きたい時は箇条書きにすると分かりやすくなります。
結びの言葉
本文の締めには結びの言葉を書きます。
就活メールでは、「お忙しい中大変恐縮ですが何卒よろしくお願い申し上げます」と書くといいでしょう。
署名
ビジネスメールでは最後に署名を入れます。
署名とは、学校名・自分のフルネーム・住所・電話番号・メールアドレスの事です。
設定しておくと次回メールを書く時にも使えるので、忘れずに設定しておきましょう。
就活メールを書く時の注意点
１，メールの送信は相手の就業時間の２時間前～２時間後位の間
夜中などの非常識な時間にメールを送信すると一般常識のない人と思われてしまいます。
２，メールへの返信はなるべく早く
ビジネスメールマナーでは２４時間以内に返信しますが、メールが来たらすぐに返信した方が印象に残りやすいでしょう。
３，改行を入れて読みやすくする
ダラダラと長い文章は非常に読みにくいものです。
相手の立場にたって考えられない人と見られてしまう事もありますから、適度に改行を入れて読みやすくなるように気を付けましょう。
スッキリと読みやすくすると誤字脱字にも気が付きやすくなります。
４，パソコンから送信する
ビジネスメールではPCが基本です。
スマホからのメールはおかしな表示になる事もあり、相手が読みにくくなる場合もあります。
外出中にメールが来てPCが手元にない場合は「出先からの為スマホから返信させていただきました」という一文を入れて返信するといいでしょう。
５，アドレスは大学指定のアドレスを使う
大学指定のアドレスは毎日たくさんのメールをやり取りしている採用担当者にとって大学生からのメールとすぐにわかり、スパムメールの可能性も低いので安心です。
大学生からのメールとすぐに分かるので連絡漏れも防ぐメリットがありますが、容量が少なかったりスマホとの連携が出来なかったりなどのデメリットもあります。
大学指定のアドレスが使いにくい場合はプライベートアドレスと一緒にしてしまうと管理が大変になるので新しいアドレスを作るといいでしょう。
Gmailはスマホとも連携しやすく大容量で検索機能も充実していて使いやすいのでおすすめですが、企業の中にはフリーメールのドメイン拒否をしている場合があるので、会社説明会で確認するのもいいでしょう。
アドレスには自分の名前を使い分かりやすくします。
間違ってもジョークアドレスや趣味のアドレスなどは使用しないで下さい。
面接連絡への返信メールの例文
企業から複数の候補日を提示されて返信する場合の例文
件名：Re:面接日程の件（〇〇大学 山田太郎）
株式会社〇〇
人事部 佐藤様
お世話になります。
〇〇大学の山田太郎と申します。
この度は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
いただいた日程の中から下記で伺いたいと思っております。
日時：９月１日１４：００～
場所：株式会社〇〇本社ビル３F
お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
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〇〇大学〇〇学部
山田太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
メールアドレス
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面接日程をこちらが提示する場合の例文
件名：Re:面接日程の件（〇〇大学 山田太郎）
株式会社〇〇
佐藤様
お世話になっております。
〇〇大学の山田です。
この度は書類選考通過のご連絡ありがとうございました。
面接の希望日時をお送りいたします。
下記の日程であれば伺えます。
・９月５日（月）１０：００～１７：００
・９月６日（火）１３：００～１８：００
・９月７日（水）１３：００～１８：００
上記日程で調整いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇大学〇〇学部
山田太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
メールアドレス
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まとめ
就活で企業とやり取りをする場合のメールの書き方と例文をご紹介しました。
初めて書くときは二重敬語を使ってしまう、かしこまりすぎて長くなってしまう事が多いようです。
無駄に長い文章は読みにくく忙しい相手の方にも迷惑になるので、スッキリと簡潔で分かりやすい文章になるように気を付けましょう。
メールは後から確認しやすく、聞き間違いがない事や相手にとっても忙しい時に電話に出なくてすむので連絡がしやすいというメリットがありますが、就活ではたくさんのメールをやり取りする事になるので管理が大変になります。
重要なメールはフラグを付けて管理したり、フォルダーを作成して管理したり、会社別にアドレスを作るなどするといいでしょう。
読みやすいメールを返信でイメージアップをして、就活頑張って下さいね！
