ビジネスメールで返信がない！催促の仕方ですぐに対応してくれる｜書き方のポイントと例文

ビジネスメールを送った相手から、なかなか返信がない。

そんな時、「催促のメール」を送らなければなりませんよね。

相手に不快感を与えないように、注意しながら「催促のメール」を送ります。

今回はビジネスで、催促メールを送ったとき、先方がすぐに対応してくれるような、角の立たないメールの書き方をまとめたいと思います。

角が立たない催促メールはどう送る？

催促メールを出す時は、「早く返事がほしい！」とそのまま伝えることはNGです。

伝えるべきことはきちんと伝えなければいけませんが、あくまでもお願いする立場であることを忘れないで対応することがポイントになります。

決して感情をぶつけず、基本的には下手に出て、丁寧な言葉で事実を伝えるようにしましょう。

先方に催促メールを送る前にまず確認しなければならないことがあります。

それは、「自分が相手に確実にメールを送っているか」

自分ではメールを送ったつもりでも、実は下書きフォルダに入ったままとか、送信したけどPC環境の影響で届いていない可能性もよくあることですよね。

先方に催促する前に、まずは自分のミスではないか確認してから催促メールを送るようにしましょう。

メールの返信は送られてきた翌日（24時間以内）までに返信するのが一般的なマナーです。

しかし、先方にもすぐに返信できない事情があるのかもしれません。

催促メールを送るタイミングは、「○日返信が無かったら」または、ビジネスの都合に合わせて区切りを決めて、催促メールを送るようにしましょう。

メールを送る時間帯は、メールを確認した先方が日中に対応しやすいよう、午前中に送るのがオススメです。

メール返信のこない相手に催促する場合「転送Fwメール」または「履歴付き返信Reメール」機能を使い、メール件名は基本的には変えません。

しかし【再送】など催促メールであることが分かるように付け加えてもよいとされています。

メールを送ったとき、多数あるメールの中から、先方の目に留まるように工夫することも重要です。

また、すぐに対応してもらうために、件名に、期日を記載しておくと先方に急いでいる旨が伝わり効果的です。

【】などを使うと他の件名と差別化され先方の目に留まります
例）【至急】〇〇の件（○月☓日まで）
例）【再送】〇〇の確認

①催促したい具体的な内容を、ダイレクトにわかりやすく伝える

・前回送ったメールを添付し、再度対応をお願いしたいという旨を記載する
（前回送ったメールの転送文だけを送り付けるのは失礼になる）

・先方がすぐに対応できるように、最初に添付した文書がある場合は、再度添付する

②いつまでに対応してほしいか「返信期日」は数字を使ってハッキリ書く
例）○月△日 ☓時まで
例）本日○日より△日以内

③催促の理由がある場合、具体的に記載する

④メールの最後にも「返信がほしい」文言を記載する

催促メールの文章の途中で、締切日を記載しますが、メールの末尾にも、返事を催促する言葉を添えることで確実に相手に伝わるようにします

例）お忙しいところ恐れ入りますが、○月☓日までにご返信いただけましたら幸いです。

例）ご多忙のところ誠にお手数ですが○日までにご返信のほどよろしくお願いします。

社外取引先に転送メールを用いて催促する例

	日程調整の返事を催促する場合
件名	転送Fw:【再送】打ち合わせ日程のご相談（〇〇専門学校・田中）
宛名	〇〇〇〇株式会社総務部　△△様
挨拶	いつもお世話になっております。 ☓☓専門学校・田中でございます。
本文	さて、先日メールにて送付しておりました打ち合わせ日程ご相談の件、その後いかがでしょうか。お忙しいところ大変失礼とは存じますが、確認のため連絡いたしました。
結び	先日のメールを転送いたしますので、 ○月☓日までにご返信いただければ幸いです。たびたび申し訳ありませんが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
署名	☓☓専門学校事務局田中電話：〇〇☓☓〇〇☓ FAX：☓☓〇〇〇〇☓ E-mail：〇〇☓＠☓☓△

	上司から議事録確認の返信がない場合
件名	転送Fw:【再送】第〇回戦略会議の議事録確認のお願い（〇月☓日まで）
宛名	田中部長
挨拶	お疲れ様です。〇〇部鈴木です。
本文	☓月△日に、第〇回戦略会議の議事録確認のお願いをいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。
結び	お忙しいところ、大変恐縮ですが、〇月☓日までにご返信いただけましたら助かります。念のため、議事録を添付いたします。よろしくお願いいたします。
署名	〇〇部鈴木

ビジネスではもちろん、プライベートでも催促のメールは送りたくありませんよね。

しかし、ビジネスではそんな事は言っていられません。

相手の気持ちを考えて遠回しな言い方をすると、こちらの真意は伝わりにくくなります。

期限があるメールを送る場合は、すぐに対応してもらえるように、件名から注意して記載するようにしましょう。