取引先や顧客からメールが届いていたのにもかかわらず、うっかり読みわすれていたり、返信をし忘れたりすることがあると思います。
仕事上のミスは誰にでも起こりうることですが、返信すべき日を過ぎてしまい、取引先などの相手から催促メールが届いたらどのように対処したら良いでしょうか。
相手にとって欲しいのは「早急な回答や返信」になります。
今回は、返信が遅れて催促メールが届いたらどうする？
ビジネスメールで謝罪する場合の例文についてご紹介します。
催促メールが届いたら直ぐに返信すること！
相手は仕事に支障をきたしていて困っているので、やむを得ず催促メールを出しているのです。
すぐに対応できない場合であっても、まずは「現状の報告とお詫び」をすることが最優先です。
遅れた理由を長々と書いてしまうと言い訳がましい印象を与えてしまう為、むしろ書かないでおくか、書いても短い一文程度にとどめておきましょう。
返信後は、会うか電話で謝罪する方が良い
メールだけのやり取りだと相手の心情が読みづらい上に、謝罪の気持ちも相手に伝わりにくいものです。
メール返信後は直接会うか、電話をかけて真摯に謝罪することが賢明です。
相手から信頼を失われないよう誠実・真摯に対応するよう努めましょう。
返信が遅れた場合の謝罪メールの例文
返信が遅れた理由をいわない謝罪メール例文
件名：返信が遅くなり、お詫びいたします。（株式会社◯◯ ◯◯）
◯◯株式会社
営業部 ◯◯◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の△△です。
この度は、弊社の新製品のカタログ請求のご連絡をいただき、
誠にありがとうございます。
その返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます。
ご請求いただきました弊社新製品カタログは、本日発送させていただきますので
明後日までには貴社にお届けできる状況でございます。
大変恐縮ではございますが、明後日の到着までお時間をいただきますようお願いいたします。
メールにて大変恐縮ですが、取り急ぎお詫びを申し上げます。
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署名
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返信が遅れた理由をいう謝罪メール例文
件名：「現況のご報告」
◯◯株式会社
営業部 ◯◯◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の△△です。
お忙しい中、お見積書を作成していただいた上にご連絡をいただきまして、
誠にありがとうございます。
私が昨日まで出張で留守にしており、返信が遅くなってしまいました。
◯◯◯◯様にご迷惑をおかけしましたこと、謹んでお詫び申し上げます。
お見積りの内容に関しましては社内にて検討させていただき、早急にご連絡いたします。
メールにて大変恐縮ですが、取り急ぎお詫びを申し上げます。
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署名
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商品発送が遅れた場合の謝罪メール例文
件名：発送の遅れについてのお詫び
株式会社◯◯◯◯
営業部 ◯◯◯◯様
平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯の△△です。
この度は弊社新製品の◯◯をご注文いただいた上に、ご連絡をいただきまして
誠にありがとうございます。
ご注文頂きました◯◯の発送につきまして、只今多くのご注文をいただいており、
お届けに遅れが生じていますことをお知らせいたします。
お届けまでお待たせしてしまう上に、ご連絡が遅くなってしまったことを、
深くお詫び申し上げます。
1日でも早くお届けできるよう、商品の準備が整い次第発送させていただきます。
◯◯様にはご不便、ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒ご容赦くださいませ。
取り急ぎ、発送についてのご連絡とお詫びを申し上げます。
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署名
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締め切りが遅れた場合の謝罪メール例文
件名：提出締め切り日遅れのお詫び
株式会社◯◯◯◯
総務部 ◯◯◯◯様
平素よりお世話になっております。
株式会社◯◯の△△でございます。
ご連絡いただいたのにもかかわらず、◯◯資料の提出が遅れてしまい、
誠に申し訳ございません。
天候による郵送遅延を留意しなかったことが、私の不徳の致すところでございます。
資料の提出遅延により、貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたことを
心よりお詫び申し上げます。
書類につきましては◯月◯日（◯曜日）頃には到着する予定でございます。
今後このようなことがないよう、十分留意して参りますので、何卒ご容赦くださいませ。
改めて、ご迷惑お掛けいたしますことを深くお詫び申し上げます。
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署名
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まとめ
今回は、返信が遅れて催促メールが届いたらどうするか？
ビジネスメールで謝罪する場合の例文についてご紹介しました。
仕事上のミスは誰にでも起こりうることですが、返信すべき日を過ぎてしまい、取引先などの相手から催促メールが届いてしまったら、早急に返信して謝罪しましょう。
失ってしまった信頼を少しでも取り戻す為には、遅れた理由については細かく記載することは避け、対応前や対応中であったとしても、まずは進捗状況を報告し、対応や返信が遅れたことを心から謝罪することが大切です。
また、メールでの謝罪だけだと軽く受け取られたと思われがちなので、メール返信後は直接会って口頭で謝罪するか、電話をかけて謝罪した方がイメージ回復に繋がります。
