今ではメールは仕事をする上で欠かせないツールになっています。
取り引き先から、打ち合わせ・商談などの都合が悪くなり予定していた時間の調整や変更をお願いされる事もありますね。
メールを返信する時は候補時刻を分かりやすく書き、場所も明確にしておく事が大切です。
時間調整や時間変更のメールが来た時の返信の書き方と例文をご紹介します。
時間調整メールへの返信の書き方
件名
件名は変えずにRe:を付けて返信します。
件名を変えてしまうと返信を受け取った相手がメールに気が付かない場合や、違う用件と勘違いされる場合もあります。
宛先
メールの一行目は宛名（送信先）を書きます。
受信メールの宛先欄を見ると分かるのに、と思う方もいるかもしれませんが会社によってはメールアドレスを複数で共有している場合もありますし、宛名のないメールは迷惑メールと思われる事もあります。
会社名・部署名・役職・名前の順に書きますが、会社名は（株）のように省略しない事と役職名と敬称の使い方には注意して下さい。
役職名と敬称の付け方
株式会社〇〇
営業部 部長
佐藤様
↓
OK
（株）〇〇
営業部
佐藤部長様
↓
NG
挨拶
メール本文の最初は「いつもお世話になっております」などの挨拶と社名・名前を書きます。
まだお付き合いのない取り引き先の場合はこれからよろしくという意味で「お世話になります」とするといいでしょう。
簡単なお礼
次は連絡をくれた事への簡単なお礼を書きます。
今回は「ご連絡ありがとうございました」などでいいでしょう。
本文
本文では連絡を貰った件について書きます。
今回は時間調整・時間変更なので「時間変更の件、承りました」「時間調整の件、承知いたしました」などがいいでしょう。
プライベートメールでは「了解です」を使う方も多いと思います。
「了解」を目上に使う事に対して失礼だという意見と「了解いたしました」とすると失礼じゃないという意見もあるので迷う方もいると思います。
ビジネスマナーでは相手を不快にさせない事が大切なので「了解」を使う事を失礼だと思う人もいますし、くだけた印象の文にもなりますから避けた方がいいと思います。
相手が都合の良い時刻を複数連絡している場合やこちらが都合のいい時刻を提示する場合など相手のメールによって内容が違ってきますが、日時・場所は再確認する為にも箇条書きにして分かりやすくしましょう。
結びの言葉
本文の最後は結びの言葉を書きます。
「お忙しいところ恐れ入りますがよろしくお願いします」などが一般的です。
署名を入れる
ビジネスメールの最後には署名を入れます。
一般的な署名は会社名・所属・自分の名前・郵便番号・住所・電話番号・FAX番号・メールアドレス・URLです。
毎回メールを打つたびに作るのは手間がかかるのでメールソフト上で作成しておくと便利です。
時間調整・時間変更メールへの返信の例文
こちらの都合がいい時間を提示する場合
件名：Re:打ち合わせの件
株式会社〇〇
佐藤様
いつもお世話になっております。
△△商事の田中です。
打ち合わせ時間のご連絡ありがとうございました。
本日時点では以下が空いております。
・5月1日（月）１０：００～１２：００
・5月２日（火）１３：００～１６：００
・5月3日（水）終日
ご都合はいかがでしょうか。
打ち合わせの場所につきましては、弊社の会議室を予定しております。
お忙しいところ恐縮ですが、４月２８日までにお返事いただけると幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
——————————–
△△商事
田中太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL
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相手から複数の候補時刻がある場合
件名：Re:打ち合わせ日程の件
株式会社〇〇
佐藤様
いつもお世話になっております。
△△商事の田中です。
ご連絡ありがとうございました。
いただいた候補では下の日時が空いております。
日時：8月18日１０：００～
お忙しいところ恐れ入りますがよろしくお願い申し上げます。
——————————–
△△商事
田中太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL
——————————–
まとめ
時間調整・時間変更をする場合は曖昧な表現をしてしまうと行き違いや新しい予定が中々決まらないといった事にもなりかねません。
都合の良い時間をはっきりと分かりやすく表して相手に伝えましょう。
時間調整は仕事をしていく上でよくある事ですから、相手には正確に伝えるように気を付けたいですね。
