春や秋は人事異動の季節で挨拶メールが来る事もあります。
人事異動の内示があった時は、社内はもちろん取り引き先など社外の方への挨拶メールは大切です。
人事異動での挨拶メールを送る時のタイミングやメールの書き方と例文をご紹介します。
社外の方に挨拶メールを送る目的
人事異動の挨拶メールには担当者が変わる等、事務的な連絡の意味でも重要ですが、人間関係を大切にしなければならない仕事上のお付き合いの中で、今後もより良い関係を保つために送るメールです。
担当が変わったとしても数年後などにまたお付き合いする機会もあるかもしれませんから、失礼のない挨拶メールを送りましょう。
挨拶メールを送るタイミング
会社から転勤の内示があったからといってすぐに挨拶メールを出してはいけません。
正式な辞令が出るまでは社外・社内問わず口外禁止が原則です。
異動する時は忙しいので早く済ませてしまいたくなりますが、会社によって伝えるタイミングも違い、会社でタイミングを決めている場合もあるので上司に相談した方がいいでしょう。
取り引き先によってはメールをしてから実際に挨拶に出向く場合もあります。
異動になると引き継ぎなどで忙しくなりますから辞令が出るまでの間に挨拶メールのテンプレートを作っておくといいでしょう。
テンプレートの１部を書き換えながらメールを作ると手間もかかりません。
挨拶メールの書き方
件名
異動の挨拶とすぐに分かる件名を付けます。
件名：異動のご報告（株式会社〇〇 佐藤太郎）
異動が多い時期は他にも同じような挨拶メールを受け取る方も多いと思うので件名の最後に（会社名 自分の名前）を付けると誰からのメールかすぐに分かるのでいいと思います。
異動する日付を書く
いつ異動するのかが分かるように異動する日付を書きます。
いつ異動するのか分からないと相手の方も連絡をいつから新しい担当者にするといいのか分からなくなります。
新しい配属先
異動しても今後また仕事で顔を合わせる事もあるかもしれませんから、新しい配属先についても書いておきましょう。
後任について
取り引き先の方が気になっているのは今後の事だと思います。
後任が決まっている場合は後任の紹介をして、決まっていなければ「後任は未定ですが、連絡は〇〇までお願いします」のように相手が安心できるような対応を心がけましょう。
後任が決まっている場合の挨拶メールの例文
件名：異動のご報告（△△商事 鈴木）
株式会社〇〇
佐藤様
いつもお世話になっております。
△△商事の鈴木です。
私事でございますが、この度4月1日付けで〇〇部への異動が決まりました。
着任いらい佐藤様にはご迷惑ばかりおかけしたにもかかわらず寛大な心で接していただき、
〇〇企画の際には、色々と教えていただきましてありがとうございました。
後任は同じ部署の田中が担当させていただきます。
担当者変更に伴い、ご迷惑をお掛けすることのないよう、十分に配慮いたします。
本来であれば直接ご挨拶すべきところメールにて失礼いたします。
今後とも末永いお付き合いをよろしくお願い申し上げます。
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△△商事
鈴木太郎
〒０００－００００
住所
電話番号
FAX番号
メールアドレス
URL
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後で挨拶に出向く場合の挨拶メールの例文
件名：転勤のご挨拶（△△商事 鈴木）
株式会社〇〇
佐藤様
いつもお世話になっております。
△△商事の鈴木です。
私事ではありますが、4月1日に〇〇支店へ転勤することになりました。
佐藤様には大変お世話になりました事を心よりお礼申し上げます。
後任は同じ部署の田中が努めさせていただく事になりました。
お時間をいただけるようでしたら鈴木とご挨拶に伺いたいと存じます。
以下日程ですとご都合はいかがでしょうか。
・３月２０日（月）１０：００～１２：００
・３月２２日（水）１３：００～１６：００
・３月２４日（金）１０：００～１２：００
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
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署名
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後任が決まっていな場合の例文
件名：人事異動のご報告（△△商事 鈴木）
株式会社〇〇
佐藤様
いつもお世話になっております。
△△商事の鈴木です。
私事でございますが、この度4月1日付けで〇〇部より〇〇部への異動となりました。
在任中は大変お世話になり、ありがとうございました。
後任はまだ決まっていませんが、何かありましたら同じ部署の田中までご連絡をお願いいたします。
改めて田中から連絡させますので、引き続きご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
まずはご挨拶かたがたお知らせ申し上げます。
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署名
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まとめ
人事異動の挨拶メールは、一斉送信ではなくTOで送った方がいいでしょう。
一人ずつ書いていると時間がかかるのでテンプレートを作っておいて、少し書き換えるようにするといいと思います。
その際には、書き換えミスのないように気を付けて下さい。
メールの本文には一言でいいので相手との共通の内容を入れると心のこもったメールになります。
長々と思い出話を書くと、相手の方もびっくりしてしまうのでやめましょうね。
心のこもった挨拶メールで新しいスタートを切って下さい！
