ビジネスシーンでは、先方とどのようにコミュニケーションを取っていくかが、重要になっていきます。
その手段としてビジネスメールは大変有効な手段になります。
打ち合わせの後に先方から「お礼のメール」が届いたとき、返信のメールはどのように書いたら良いのでしょうか。
今回は、打ち合わせや商談後に先方からお礼メールが届いた場合の、返信メールの書き方と例文をまとめてみました。
先方からお礼メールが届いたときの返信メールの書き方と例文
返信メールの書き方は、仕事ができるか否かに結びつくほど重要なものとも言えます。
相手からお礼のメールが届いたら必ず返信するようにしましょう。
お礼のメールを返信する場合、相手に良い印象を持ってもらえるようなメールを記載できるかがビジネスの成功につながっていきます。
その際、相手に来社してもらった場合と、自分が訪問した場合ではお礼メールの書き方が違いますので注意しなければなりません。
【返信メールの書き方の大きな流れ】
①宛名
②書き出しの挨拶
③来社または訪問のお礼
④打ち合わせお礼メールへの感謝の言葉
⑤打ち合わせした内容への確認事項の報告
⑥結びの挨拶
お礼メールへの返信メールは伝えたいことを整理してから簡潔に書くことがポイントになります。
件名：送られてきた同じ件名で返信するのが基本
ビジネス上でメールを送る時、件名を見ただけで、メールを開かなくても内容が分かるように配慮することも大切です。
同じ用件のメールのやり取りを行う場合（先方から「打ち合わせのお礼」とい件名でメールが送られてきた場合）は「Re:」の記号を残したまま、同じ件名で、返信をします。
わざわざ「Re:」を削除して「こちらこそ有難うございました」などと件名を変える必要はありません。
さらに、件名内に（株式会社〇〇 田中）など自分の名前を書くようにすると一目見ただけで誰からのメールか判断できる為おすすめです。
例）件名「Re：打ち合わせのお礼（株式会社〇〇 田中）」
本文：まずは手短に挨拶をする
少し前にお会いしたばかりの相手に送るメールでも、宛名を明記した後、挨拶文を記載するのがマナーです。
本文の書き出しは「お世話になっております」が手短な挨拶としてよく使われますが、社内向けには「お疲れ様です」などの一文がよく添えられます。
社外：「お世話になっております」
社内：「お疲れ様です」
メールを送ってくれたことへのお礼の言葉を記載する
先方からのお礼のメールを受け取り返信する場合、商談の場を設けてくれた先方の配慮に対するお礼の言葉とわざわざお礼メールを送ってくれた先方の気遣いに対する感謝の言葉を伝えるようにしましょう。
自分が訪問した場合・・
自分が先方の会社に行き、打ち合わせや商談をした場合は、相手が時間をとってくれたことへのお礼を伝えます。
例）本日はお忙しいところ貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
来社してもらった場合・・
先方に来社してもらっての打ち合わせの場合、「わざわざ起こしいただく」という意味の「ご足労」という言葉を用います。
例）「ご足労いただきありがとうございました」
もし、雨など天候が悪い中、訪問してもらった場合は「足元の悪い中」や「悪天候の中」などを使うと、感謝の気持ちが相手に伝わりやすくなります。
例）「本日は悪天候の中、ご足労いただき誠に有難うございました」
結び：相手のメールに合わせた返事・返信をする
ビジネス上のお礼のメールでは、締めの言葉もお礼の言葉で締めるのが一般的です。
例）「まずはお礼かたがたご挨拶まで」
例）「取り急ぎお礼まで」
例）「略儀ではございますが、まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます」
しかし、相手のお礼のメールに合わせた返事、返信をする必要があるため、確認の意味を込めて、次回の打ち合わせ日程調整をすることもあります。
その場合は、日時、場所などは箇条書きにします。
| 例）次回のお打ち合わせ日時は下記になります。 日時：○月☓日（○曜日）○時~ 場所：弊社○階 第○会議室 |
仕事内容が膨らみすぎると、謝意が十分に伝わらないため失礼な印象を与えてしまいます。
あくまでも返信メールを送る趣旨は「お礼を伝えること」です。
忘れないようにしましょう。
文例：打ち合わせのお礼への返信メール
打ち合わせや商談のお礼のメールが届いた場合、返信メールの書き方をご紹介します。
・打ち合わせに訪問した場合
| 件名：Re: お打ち合わせのお礼
①宛名 株式会社 〇〇 ②書き出しの挨拶 お世話になっています。 ③来社または訪問のお礼 本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき ④お礼メールへの感謝の言葉 本来でしたら、お邪魔した私がお礼のご連絡を差し上げるべきところを、 ⑤打ち合わせした内容への確認事項の報告 弊社の新商品「〇〇〇〇」について、☓☓様からご指摘いただいた点は、 もし、追加のご質問やご不明点などがございましたら、 ⑥結びの挨拶 取り急ぎ、お打ち合わせのお礼申し上げます。 〇〇会社 ☓☓部 田中 |
・打ち合わせに来社してもらった場合
| 件名：Re:お打ち合わせのお礼
株式会社 〇〇 お世話になっています。 本日はお忙しい中ご足労頂き またご丁寧なメールまで頂戴し、 打ち合わせの際、〇〇様の率直な意見をお聞きすることができ、 また、ご質問いただいた〇〇の件ですが、確認でき次第、 次回お打ち合わせの日程ですが、 日程：〇月☓日（〇曜日）〇時~ ご不明な点やご質問などございましたら、 〇〇会社 ☓☓部 田中 |
あとがき
打ち合わせの後、先方からお礼のメールが届いていたら、なるべく早く返信するようにしましょう。
スルーするのはマナー違反ですし、ビジネスでは信頼関係にも影響が出る可能性があります。
返信メールは丁寧に簡潔に感謝の気持ちを伝えることがポイントになります。
