取り引き先に打合せで来社していただいた時には足を運んでくれた事へのお礼をメールで伝えましょう。
今ではメールはビジネスシーンでも欠かせないツールですからマナーにそって失礼もなく、心のこもったお礼のメールを書けるようになりたいですね。
今回は、取り引き先に打合せで来社・来訪していただいた時に送る、お礼メールの書き方と例文をご紹介します。
お礼メールを送るタイミング
お礼メールは来社・来訪していただいた、その日に送るようにします。
数日後ではお礼の気持ちは伝わらないですし、相手も「なぜ今頃？」と不審に思われるでしょう。
お礼メールなので長い文章は必要なく、短く簡潔にまとめて早いタイミングで送信することが重要です。
あまりないと思いますが、来社・来訪時刻が遅くて当日にメールを送れなかった場合は翌日の朝一番に送るといいでしょう。
お礼メールの書き方
件名
ビジネスメールのマナーでは本文の内容が分かる件名を付ける事が大切です。
例えば、件名が「ありがとうございました」「お世話になります」などだった場合はどうでしょうか。
内容が分からない上に迷惑メールかもしれないと思われて、開封されない事もあります。
毎日１００通以上もメールをやり取りしている方もいますから、ちゃんと読んで貰うには件名にも気を付けましょう。
本文
今回のメールは来社・来訪していただいた事へのお礼のメールですから、他の用件を書かない方が、気持ちが伝わると思います。
他の用件を書いてしまうと、用件が本題でついでにお礼を書いたようになってしまいます。
相手は忙しい時間を割いて来社してくれているので、きちんとお礼したいですね。
結びの言葉
本文の最後には結びの言葉を書きます。
取り引き先と打ち合わせをした後ですから、今後もよろしくお願いしますという意味の文を入れるといいでしょう。
結びの言葉の例
・引き続きご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
・今後とも引き続きお願い申し上げます。
・お忙しいところ恐れ入りますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。
二重敬語に気を付けて
取り引き先やお客様などにメールを送る時は相手を大切に思うばかり、敬語を使いすぎて二重敬語になってしまう場合もあります。
二重敬語とは一つの単語に対して同じ種類の敬語を２重に使っているものをいいます。
「ご来社される」は、”ご”が付いているので敬語になっているのに「～される」という尊敬語も付いてしまっているので二重敬語になります。
正しい表現は「ご来社になる」「来社される」となります。
取り急ぎ～は書いてもいい？
「取り急ぎ～まで」のような表現はよく目にすると思います。
この「取り急ぎ～」はとりあえずという省略している意味になりますから、取り引き先や目上の方へのメールには使用しない方がいいでしょう。
丁寧な言葉に言い換えると「まずはご連絡申し上げます」「まずはお礼にて失礼いたします」のようになります。
「取り急ぎ～」を使用する時は同僚や後輩で、本当に急いでいる場合のみにしてそのままにはせずに、この事については後できちんと連絡をとるようにします。
来社・来訪して貰った時のお礼メールの例文
打ち合わせ後のお礼メール①
件名：ご来社のお礼
△△商事
営業部
高橋様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。
本日はお忙しい中、弊社までご足労いただきましてお礼申し上げます。
貴社のお取り組みなどを伺い、大変勉強になりました。
来月にも打ち合わせがございますので、またご連絡差し上げます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
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署名
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打ち合わせ後のお礼メール②
件名：ご来社ありがとうございました
△△商事
営業部
高橋様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。
本日はお忙しい中、来社いただきましてありがとうございました。
今回も素晴らしいご提案を感謝いたします。
ご提案いただいた件は検討いたしました後、改めてご連絡差し上げます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。
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署名
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打ち合わせ後のお礼メール③
件名：ご来社ありがとうございました
△△商事
営業部
高橋様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。
昨日はご多忙中のところ来社いただきましてありがとうございました。
〇〇についてご意見を伺うことが出来て大変参考になりました。
ご指摘いただいた点を検討させていただき、またご連絡いたします。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
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署名
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まとめ
取り引き先の方が打ち合わせのために来社・来訪してくれた時は終了後すぐにお礼のメールを送りましょう。
件名はお礼メールであることを分かりやすく、本文は簡潔に打ち合わせ内容を少し入れて、なるべくお礼のみとした方が感謝の気持ちが伝わります。
外出している場合は「外出中のためスマートフォンからの送信となり失礼いたします」と一言添えるといいと思います。
スマホのメールはパソコンと見え方が違うので相手が読みやすいように改行するなどに気をつけて下さい。
