十数年前なら退職の報告をメールでするなんて！と思われてしましたが、今ではビジネスメールは重要なツールの一つですから退職の挨拶にメールを送っても失礼にはあたりません。
社外の方へのメールは社内と違い、後任者の紹介や転職する場合の注意点もあります。
マナーにのっとった失礼のないメールで今までのお礼とお別れの挨拶を送りましょう。
退職の挨拶をメールで送る時の書き方と例文をご紹介します。
退職メールを送るタイミング
どのタイミングで退職の挨拶メールを送るのか、悩む方も多いと思います。
社内と社外でも違いますし、社内ルールで決められている会社もあります。
一般的に退職日の２～３週間前が多いようですが、決まりがない場合は上司に相談するといいでしょう。
社外の方には担当者が変わるお知らせにもなりますから、タイミングを見極めた上でメールを送りましょう。
一斉送信してもいいの？
大きな会社の場合はたくさんの方に送らなければならない方もいると思います。
一人一人送るのは大変ですから一斉送信したくなりますが社外の方へのメールでは、なるべく一斉送信しない方がいいと思います。
取り引き先がたくさんある場合は一斉送信で済ませる場合と個別に送る場合と分けてもいいでしょう。
テンプレートを作って少しずつ書き換えてメールを作るとそれほど手間もかからずに個別に送る事も出来ると思います。
一斉送信する場合はBccで
メールを送信する時の宛先には次の3つがあります。
TO：「あなたに送っています」という意味の宛先で、２つ以上の宛先を入力する事も出来て、送られた人は全員返信の必要があると考えます。
CC：カーボンコピーの略で「TOの人に送ったが見ておいて下さい」という意味なので、返信の必要はありません。
BCC：ブラインドカーボンコピーの略で他の受診者にはアドレスが見えないようにメールする場合に利用します。BCCでの受信者には他の受信者のアドレスは表示されません。
・一斉送信する場合は「TO」に自分のアドレスを入れ、「BCC」に送りたい方のアドレスを入れます。
退職メールのポイント
社外の方には退職の挨拶メールも担当者が変わるお知らせメールになりますから、今後についてしっかりと明記して不安にさせないような心配りが必要です。
退職日を明記しよう
退職日がいつかわからないと不安に感じます。
退職日が不明だと業務連絡をする場合もいつから後任者にするといいのか分かりませんから、メール本文の始めにはっきりと書きましょう。
後任担当者について
後任の担当者が決まっている場合は明記します。
後任者と一緒に直接挨拶に行く場合もあると思いますが、退職の挨拶メールで相手の都合を聞いて挨拶に伺う日を決めてもいいでしょう。
退職の理由はどう書く？
退職の理由はそれぞれあると思いますが、退職の挨拶メールには「一身上の都合により」としましょう。
今の会社の待遇や人間関係などに不満があって辞める場合もあると思いますし、退職の理由を色々と書いてしまうとネガティブなイメージを持たれてしまうかもしれません。
メールの相手が親しくしている方の場合でも仕事上の挨拶メールで退職の理由を色々書く事は避けた方がいいでしょう。
退職後の連絡先は書かない
転職が決まっている方の場合は特に注意が必要です。
前職で得た顧客情報を転職先に持って行く事はコンプライアンスにも関わる事なので退職後の連絡先などは書かない方がいいでしょう。
転職先の会社名などの情報も書かないようにしましょう。
退職の挨拶メールの例文
件名：退職のご挨拶（株式会社〇〇 鈴木太郎）
△△商事
田中様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木です。
私事ではありますが、この度一身上の都合により10月31日をもちまして退職する事になりました。
在職中は田中様にはさまざまなご支援をいただき心より感謝しております。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
後任は、同じ部署の佐藤が対応させていただきます。
末筆ではございますが皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。
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署名
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後任と挨拶に伺う時の退職の挨拶メールの例文
件名：退職のご挨拶（株式会社〇〇 鈴木太郎）
△△商事
田中様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の鈴木です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により10月31日をもちまして退職することになりました。
在職中はひとかたならぬご厚情を賜わりまして心からお礼申し上げます。
後任は同じ部署の佐藤が対応させていただきます。
つきましては、佐藤とご挨拶に伺いたいと考えております。
以下の日程でご都合の良い日時をいただければ幸いでございます。
・9月15日（月）１０：００～１２：００
・9月16日（火）１３：００～１７：００
・9月17日（水）１０：００～１６：００
何卒よろしくお願いいたします。
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署名
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まとめ
退職する時は、引き継ぎ作業や転職の準備もあるので忙しくなりますが、今までお世話になったお礼をメールに書いて送りましょう。
社外の方へ送るメールの印象が悪いと会社の印象まで悪くなってしまうので失礼のないように心がけます。
社外の方は担当者が退職してしまうと「業務に支障をきたすのでは？」と今後の事を不安に思っているので、安心していただけるようなメールを送りたいですね。
