取り引き先や同じ会社の方から退職メールが届いた時は、返信した方がいいのか、どのように書くといいのか悩みますね。
大きい会社ではあまり顔を合わせた事がない方から届く事もあります。
退職の挨拶メールが届いた時にどのように返信したらいいのか、書き方とポイントや例文をご紹介します。
退職の挨拶メールには返信しよう
退職の挨拶メールへの返信は必須ではありませんが、いつかまた一緒に仕事をする機会が来るかもしれないので今後の事を考えると返信した方がいいでしょう。
社外の方から来た場合は会社同士のお付き合いもあるので返信します。
返信するタイミングはいつ？
社内での退職メールは最後の出社日に送信される場合が多いので、早く返信しなければ読んで貰えなくなります。
社外からの退職メールは、その日に退職という事はありませんが担当者が交代してそのための引き継ぎ作業もありますから、早めに返信して業務に支障をきたすことの無いようにしましょう。
日中にメールが来た時はその日のうちに返信して、終業時刻が過ぎた後に来た場合は翌日の朝に返信するといいでしょう。
返信メールの件名は？
退職が決まると引き継ぎや転職準備などとても忙しくしているはずです。
メールもたくさん届いている可能性が高いので退職の挨拶への返信メールとすぐに分かる件名にしなければ、他のメールに紛れて「あの人から返信来なかった」となってしまうかもしれません。
退職メールは「退職のご挨拶」などの件名が多いと思うのでそのままRe:を付けて送りますが、相手の名前が入っている時は削除して自分の名前を入れるといいでしょう。
件名：退職のご挨拶（株式会社〇〇 佐藤太郎）
↓
件名：Re:退職のご挨拶（△△商事 鈴木花子）
退職理由については触れない
退職理由は「一身上の都合により」となっている場合がほとんどです。
はっきりとした理由が書いてないからと言って「なぜ退職されるのでしょうか」のように退職理由を尋ねないようにして下さい。
退職される方の中には、今の会社に不満を持っている、辛い思いをして退職を決めた人など様々な理由があり、人に聞かれたくない場合もあります。
また、転職される事が分かっている場合でも転職先について尋ねるのもよくありません。
退職者が転職先の情報を周囲に伝える事はコンプライアンスに関わる場合もあるので、聞かれた相手の方も返答に困ってしまうと思います。
退職の挨拶メールへの返信の例文
社内の方への返信メールの例文
転職する場合
件名：Re:退職のご挨拶（鈴木）
佐藤さん
お疲れ様です。
鈴木です。
お忙しい中、退職のご挨拶をいただきましてありがとうございます。
入社から2年ですが、佐藤さんには新入社員の頃から色々とご指導いただき本当にありがとうございました。
退職されてしまうのはとても残念で寂しいですが、新しい環境でのご活躍をお祈り申し上げております。
今まで大変お世話になり、ありがとうございました。
鈴木
定年退職する場合
件名：Re退職のご挨拶（鈴木）
佐藤さん
お疲れ様です。
鈴木です。
お忙しいところ、退職のご挨拶をいただきましてありがとうございます。
定年退職されると伺った時は、お若くていらっしゃるので驚きました。
右も左も分からなかった私が、今日までなんとか頑張って来られたのも佐藤さんのおかげと心から感謝しております。
佐藤様の益々のご健康と充実したセカンドライフを送られますことを心よりお祈り申し上げます。
長い間お疲れ様でした。
鈴木
社外の方への返信メールの例文
転職する場合の例文
件名Re:退職のご挨拶（△△商事 鈴木次郎）
株式会社〇〇
佐藤様
いつもお世話になっております。
△△商事の鈴木です。
お忙しいところ退職のご挨拶をありがとうございます。
突然の事で驚いており、また大変残念に思っております。
佐藤様には弊社のためにご尽力いただきまして大変感謝しております。
佐藤様の新しい環境でのご活躍をお祈り申し上げます。
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署名
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定年退職する場合の例文
件名：Re:退職のご挨拶（△△商事 鈴木次郎）
株式会社〇〇
佐藤様
いつもお世話になっております。
△△商事の鈴木です。
この度はお忙しい中、丁寧なご挨拶をありがとうございます。
今年でご定年という事は以前より伺っておりましたが、もうその時期が来てしまったのかと思うと寂しさでいっぱいです。
ご一緒に仕事をさせていただいた２年間は、勉強になる事ばかりで本当に感謝しております。
長年にわたり弊社のためにご協力いただきありがとうございました。
佐藤様の益々のご健康と、充実したセカンドライフを送られますことを心よりお祈り申し上げます。
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署名
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まとめ
退職の挨拶メールが来た時はなるべく早く返信しましょう。
テンプレートを作っておくとすぐに送信出来ますが、親しくしていた方が退職する時は自分の言葉で今までのエピソードなどを入れたメールを送ると喜んで貰えると思います。
退職後に転職される方は、また一緒に仕事をする機会が来るかもしれないですから、気持ちのよいメールを送りましょう。
