ビジネスでは、打ち合わせや会社訪問後に相手の方からお礼メールが届くことがありますよね。
お礼メールが届いたら必ず返信するのがビジネスマナーです。
メールの返信の仕方一つが会社の印象に大きく影響するので丁寧な文面を心掛けましょう。
しかし実際、お礼メールが届いた場合、どのように返信するべきなのか、悩む方も多いと思います。
そこで今回、「訪問のお礼」に返信するときのビジネスメールの書き方と例文についてお伝えします。
「訪問のお礼」メールに返信するときのポイント！
メールの件名は変えない
ビジネスメールで返信する際、一目で返信であることが分かるように、メールの件名は変えずに「Re:」を残したまま送信するのが一般的です。
「Re:」を消して「ご来社ありがとうございました」「こちらこそありがとうございました」とするのはNGです。
新規メールか返信メールかを明確にさせるためにも、返信の際は下記のように「Re:」を残しておきましょう。
（例）Re:打ち合わせのお礼 （例）Re:会社訪問のお礼
訪問のお礼とメールのお礼を伝える
打ち合わせや会社訪問のお礼メールが届いたら、会社に来て下さったことへのお礼とご丁寧にお礼のメールを下さったことへの感謝を伝えましょう。
訪問のお礼メールでは「ご足労頂き」というフレーズを用いますが、これは「わざわざ来てもらって」という意味の尊敬語です。
（例）本日はご多忙にも関わらずご足労頂きまして誠にありがとうございました。
また、ご丁寧にご連絡を頂き大変恐れ入ります。
次回の打ち合わせ日を記載する
次回の訪問日や打ち合わせ日時が確定している場合は、確認の意味も込めて文末に記載しておくといいでしょう。
（例）次回の打ち合わせ日時は、下記の通りです。
４月２０日（金）AM１０時~
弊社２階 会議室にて
「訪問のお礼」メールに返信するときの文例
「訪問のお礼」が届いたら、すぐに返信をしましょう。
当日か遅くとも翌日中には返信しましょう。
例文をご紹介しますので、参考にしてみて下さいね。
例文①取引先への返信メール
件名：Re:会社訪問のお礼
株式会社〇〇
営業部 山本太郎様
お世話になっております。
こちらこそ本日はご足労頂きまして誠にありがとうございました。
また、ご多忙の中、ご丁寧にお礼のメールまで頂戴し大変恐れ入ります。
ご提案頂いた内容につきましては、早速本社会議にて検討させて頂きます。
結果がまとまり次第、改めてご連絡させて頂きますので宜しくお願い致します。
今後ともお付き合いの程何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
営業部 鈴木一郎
例文②取引先への返信メール
件名：Re:打ち合わせのお礼
営業部 山本太郎様
日頃よりお世話になっております。
昨日はご多忙にも関わらず、ご足労頂きまして誠にありがとうございました。
また、ご丁寧にお礼のメールを頂き、山本様のお心遣いに感謝申し上げます。
次回の打ち合わせは、予定通り下記の日程で行います。
日時：４月２０日（金）１３時~
場所：弊社２階会議室にて
今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます。
まずはご来社の御礼申し上げます。
株式会社〇〇
営業部 鈴木一郎
例文②お客様への返信メール
件名：Re:会社訪問のお礼
山本太郎様
平素より大変お世話になっております。
本日は遠方よりご足労頂きまして誠にありがとうございました。
また、ご丁寧にお礼のメールを頂戴致しまして感謝申し上げます。
本日ご案内させて頂きました新商品はいかがでしたでしょうか。
是非ご検討下さいますよう宜しくお願い申し上げます。
ご不明な点やご質問などございましたら、お気軽にご連絡下さいませ。
今後とも変わらぬお引き立ての程宜しくお願い申し上げます。
まずはご来社の御礼を申し上げご挨拶とさせて頂きます。
株式会社〇〇
営業部 鈴木一郎
まとめ
今やビジネスにおいてメールはとても大切なコミュニケーションのツールです。
お礼メールだからといってスルーすると、相手に不快な思いをさせる恐れもあります。
送り主はメールが届いたかどうか気になるものです。
「メールを受け取りました」「確認しました」という意味合いも込めて、礼儀正しい文面を心掛け丁寧に返信しましょう。
そういった配慮や気遣いが今後の信頼に繋がりますので、謙虚な姿勢で感謝の思いが伝わる内容にしましょう。
