もしも自分の知り合いから転職の挨拶メールをもらったら、返信メールにはどんなことを書いたらよいのでしょうか。
業務などを伝える一般的なビジネスメールと違い、転職や退職の挨拶への返信は心の込もった内容にまとめたいものです。
転職する方が、次の職場で気持ちを新たに向かって行けるように、応援してあげましょう。
今回は、転職の挨拶メールに対する、返信メールの書き方をまとめました。
メールで転職の挨拶が届いた時｜返信する？しない？
転職の挨拶メールが届いた際、返信は必須ではありません。
しかし、あなたと退職者との関係性、または社外であれば退職者が所属する企業との関係性によって、返信をした方がよい時もあります。
また、退職の挨拶を送ってきた相手と、どこかで偶然出会う、転職先の企業が取引先となる可能性もあるので、挨拶メールが送られてきたらできるだけ返信することをおすすめします。
下記に該当する場合は必ず返信メールを送りましょう。
・個人宛にメールが届いた
・退職者と親しい、またはお世話になった
・仕事上、退職者と取引が続く
・仕事上、退職者が属する企業と取引が続く
・自分が返信したいと思った場合
退職者と親しい場合や、お世話になった場合はメールを返信した上で、直接口頭でまたは電話で話すようにすると、今までの感謝の気持ちや退職に対する残念な気持ちが伝わります。
メールを送るタイミング
転職挨拶のメールにはすぐに返信するようにしましょう。
退職・転職の挨拶メールは退職が開示された日から退職日当日までに送ります。
基本的に挨拶メールは退職日当日の定時に近い時間に送るのが一般的のようです。
文面には「〇月△日付で退職」などと記載されている場合もありますが、退職と同時に、会社のメールアドレスは削除されて使えなくなることもあります。
「以降、何か連絡がありましたら、〇〇△△＠△〇のメールアドレスまで」などと記載している場合もありますが、その記載がない場合は、退職者とは二度と連絡がつかないこともあり得ます。
基本的にはメールが届いたその日に返信するのがベストです。
転職の挨拶・返信メールの書き方と流れ
返信メールの基本的な書き方と流れは下記のとおりです。
| ①件名
②宛名 ③書き出しの挨拶 ④退職の挨拶メールへのお礼 ⑤お世話になったことへのお礼の気持ちを伝える ⑥これからの活躍を願う言葉 ⑦締めの挨拶 |
①件名
返信メールの場合、基本的に件名は変えません。
送られてきたメールの件名をそのまま「Re:」を用いて返信するようにします。
③書き出しの挨拶
例）「平素より、大変お世話になっております。
株式会社〇〇、営業部の△△です。」
④退職挨拶へのお礼
例）「ご丁寧な退職のご挨拶ありがとうございました」
例）「ご多忙なところ、退職のご挨拶をいただきありがとうございます」
⑤転職する方に対してお礼の気持ちを伝える
退職する方に対して感謝の気持ちを伝えるときは、過去のエピソードなどを書き添えると喜ばれます。
形式だけの返信メールではなく、退職することで会えなくなる寂しさなどの思いを伝えるようにしましょう。
【伝える具体的な内容】
・送信者の転職についての自分の気持ちの表明
退職、転職することで、今までよりも退職者と仕事をしたり、話をしたりする時間が減ってしまう。
ということに対して、残念に思っていることを伝えることで退職者に気持ちが伝わります。
例）「正直ご退職されると伺い、驚きました」
例）「〇〇様が退職される日を迎えてしまうのかと思うと
とても寂しく感じます。」
・これまでの送信者との付き合いに対する感謝を伝える
例）「〇〇さんには新入社員の頃からずっと面倒を見て頂き、
今日まで勤めてくることが出来ました
たいしたご恩返しできておらず、心苦しい限りです。」
例）「これまで長い間大変お世話になりました。
また、〇〇の企画の際はご尽力いただき本当にありがとうございました。」
⑥退職者の新生活へのエール
例）「今後のご活躍を心よりお祈り致しております」
例）「退職されるのは名残り惜しい限りですが、
新天地で、より一層のお力を発揮されることをお祈り致しております。」
⑦締めの挨拶
最後は「今後の活躍をお祈りしております」などの応援のメッセージで締めくくりましょう。
例）「今まで大変お世話になりました。
ありがとうございました。」
例）「これまで本当にお世話になりました。
今後のご活躍をご期待申し上げます。」
返事を書く時の注意点
退職者との距離感にもよるかと思いますが、親しい相手にはカジュアルなメールになってしまうこともありますよね。
しかしビジネスメールでは基本的にやってはいけないこと、避けた方がよい表現があります。
社会人としてのマナーを疑われないように、下記の事に注意しましょう。
【内容編】
・転職先を詳しく聞かない
・転職理由には触れないのがマナー
転職や退職の場合、職場の人間関係や労働環境が不満で転職や退職をする場合もあります。
また、もしかしたら送信者からそんな話を聞いていたかもしれません。
しかし、だからといって「転職おめでとう！」や「退職が決まって良かったですね」などと文面に記載してはいけません。
個人メールではなくビジネスメールです。
他の社員が共有する可能性もあります。
会社を誹謗中傷するようなメールがあることが分かれば、トラブルの原因にもなりかねませんので気を付けましょう。
・もし親しい間柄でも、くだけ過ぎた文章や顔文字、語尾に「w」とか「(笑)」などの使用はNG。
ビジネスメールは親しき仲にも礼儀ありです。
【フォーマット編】
・返信でもビジネスメールの基本的な構成は守る
「宛名」→「書き出し」→「名乗り」→「本文」→「結び」
返信を送る場合、基本的な構成を省いて、いきなり本文から書き始めたり、引用で書き出したりする人がいますが、マナー違反になるのできちんとフォーマットは守るようにしましょう。
あとがき
転職による退職は、本人にとっては大きな人生の決断だったとも考えられます。
二度と会わない相手かもしれませんが、もしかしたら、またどこかでお世話になることもあるかもしれません。
新たな人生のスタートを切る相手に、感謝の気持ちと応援メッセージを送ることを心掛けたいものです。
