ビジネスメールで社名や相手の方の名前を間違って送信してしまった！なんて失敗を経験したことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
どんなに気を付けていてもミスは起こり得るものです。
万が一、名前や社名を間違って送信してしまったときは丁寧に謝罪をしましょう。
今後の信頼関係に影響を及ぼしますので真摯に対応することが大切です。
そこで今回、ビジネスメールで名前や社名を間違ったときのお詫びのメールの書き方をお伝えします。
ビジネスメールで名前や社名を間違ったときのお詫びの仕方
ビジネスメールで相手の方の名前や取引先の社名を間違って記してしまうのは大変失礼にあたります。
相手に不快な思いをさせるのはもちろん、初歩的なミスをするなんて！と送り主のイメージがダウンする恐れもあります。
しかし、毎日多くのお客様や取引先の方とメールの送受信をしていると担当者を間違ったり、社名を誤ったりすることは無いとは言えません。
あってはならないことですが、万が一ミスをしたときは下記を参考に心を込めて謝罪しましょう。
まずは、すぐに謝罪を！
ミスや失敗、間違いをした時など、自分に非があるときはすぐに謝罪するのが鉄則です！
謝罪が早くて丁寧なほど、相手に気持ちが伝わります。
ビジネスメールで相手の方の名前や社名を変換ミスしたり、誤字脱字があったりした際には、誤りに気付いた時点ですぐに謝罪することが大切です。
電話がすぐに繋がらない場合は、謝罪のメールを送りましょう。
間違いに気付きながらも何事も無かったようにスルーして次のメールから修正してやりとりを続けるのは失礼にあたります。
まずは間違ったことに対して丁寧に謝り、訂正をしたメールを送りましょう。
件名は内容が一目で分かるように「誤記のお詫び」「誤字脱字のお詫び」「貴社名称間違いのお詫び」などにしましょう。
名前や社名を間違ったときのお詫びメールの文例
名前を間違った時の例文
件名：誤記のお詫び
株式会社〇〇
営業部 長友祐介様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇営業部の鈴木一郎でございます。
先程お送り致しましたメールの中で長友様のお名前を間違って記してしまいました。
私の不注意で大変失礼致しましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後このようなことが無いように努めて参りますので、ご容赦下さいますよう、何卒宜しくお願い申し上げます。
この度は誠に申し訳ございませんでした。
鈴木一郎
社名を間違った時の例文①
件名：誤記のお詫び
株式会社〇〇
営業部 長友祐介様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇営業部の鈴木一郎でございます。
先程お送り致しましたメールの中で貴社の社名表記に誤りがございました。
大変申し訳ございませんでした。
今後このようなことがないように、細心の注意を払って努めて参りますので、ご容赦下さいますよう何卒宜しくお願い申し上げます。
大変略儀ではございますが、まずはメールにてお詫び申し上げます。
株式会社〇〇
営業部 鈴木一郎
社名を間違った時の例文②
件名：貴社名称間違いのお詫び
株式会社〇〇
営業部 長友祐介様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇営業部の鈴木一郎でございます。
先程お送り致しましたメールの中で貴社の社名表記に誤りがございました。
本来ならば株式会社〇〇と表記すべきところ、〇〇株式会社と記してしまいました。
私の不注意によるミスであり、弁解の余地もございません。
ご迷惑をお掛け致しましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後このようなことがないように、細心の注意を払って努めて参りますので、ご容赦下さいますよう何卒宜しくお願い申し上げます。
この度は、大変申し訳ございませんでした。
株式会社〇〇
営業部 鈴木一郎
送信する前に必ずチェックする７つのこと！
①相手の名前、所属、敬称に間違いはないか
②社名に間違いはないか
③日付や時間、数字などに間違いはないか
④宛先のアドレスに間違いはないか
⑤一斉メールの場合は相手先が表示されないようになっているか
【Toに自分のアドレスを入れてBCCに相手先のアドレスを入れることで送信先を分からないようにする】
⑥文章全体に誤字脱字はないか
⑦添付ファイルが間違ってないか、添付忘れはないか
まとめ
私もメールを作成していて、よく見直ししたはずなのに、そのときは全く誤りに気が付かず、送信後に読み返したときに気付いたことがあります。
お詫びで送ったメールにまた誤字脱字が！なんてミスにミスを重ねることがないように、慌てずにしっかりチェックしましょう。
メールは現代においてとても大切なビジネスのツールです。
信頼を失わないためにも、相手の気持ちに立って、お詫びの気持ちが伝わる丁寧で誠実なメールを送りましょう。
